Әуезов ауданы әкімі аппараты құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің ЕРЕЖЕСІ

Бекітілген

Әуезов ауданы әкімінің

2023 жылғы 15 қарашадағы

№ 192/к-ө өкімі

Әуезов ауданы әкімі аппараты

құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің

ЕРЕЖЕСІ

1. Жалпы ережелер

1. Аудан әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі мәтін бойынша - Бөлім) «Алматы қаласы Әуезов ауданы әкімінің аппараты» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
2. Бөлім өзінің қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясы, кодекстар мен заңдарын, Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметінің актілерін, басқа да нормативтік-құқықтык актілер мен осы Ережені басшылыққа алады.
3. Бөлімнің құрылымы мен штаттық санын аудан әкімі Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіпке сәйкес бекітеді.
4. Бөлім:

1) басшыдан;

2) бас инспектордан;

3) бас маманнан;

4) бас маманнан тұрады.

2. Міндеттері мен функциялары

5. Міндеттері: аппараттың кадр жұмысының жүйесін қалыптастырады, құжаттандырудың бірыңғай тәртібінің болуын, құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз етеді, ақпараттық-іздестіру жүйелерін жасайды және жүргізеді. Құжаттардың уақтылы және сапалы орындалуын бақылауды, әкім аппараты бөлімдерінің атқарушылық тәртібінің сақталуы бойынша тұрақты талдау жасалуын қамтамасыз етеді.

Функциялары:

1) мемлекеттік органның кадрға, сонымен бірге мамандықтар мен біліктілік бойынша да кадрға деген қажеттілігін талдайды және жоспарлайды;

2) кадрлық құрамды қалыптастырады және конкурстық іріктеуді ұйымдастырады;

3) кадрлар бойынша мониторинг жасайды және кадрлардың ісін жүргізеді, сонымен бірге «е-қызмет» ақпараттық жүйесі арқылы да кадрлардың ісін жүргізеді;

4) құжаттарды алғашқы өңдеуді, алдын ала қарауды, тіркеуді, есебін жүргізуді, сақтауды, жеткізуді, жіберуді жүзеге асырады;

5) мекеме басшысының кіріс құжаттарын уақтылы қарауын ұйымдастырады;

6) құжаттардың белгіленген мерзімдерде орындалуын, хаттардың ресімделуін (электрондық құжаттың міндетті реквизиттерінің болуы), пошта бөлімшесі арқылы хаттардың жөнелтілуін бақылауды жүзеге асырады, аудан әкіміне құжаттардың орындалуы туралы жүйелі хабарлайды;

7) электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭЦҚ) ашылған кілтін пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның шынайылығын тексеру рәсімін жүргізеді;

8) электрондық тіркеуге арналған бақылау карточкасын пайдалана отырып, электрондық құжатайналымының бірыңғай жүйесіндегі (ЭҚАБЖ) құжаттардың орындалуының есебін жүргізуді, бақылауды жүзеге асырады;

9) «қызметтік пайдалану үшін» белгісі соғылған құжаттар бойынша іс жүргізуді жүзеге асырады;

10) мекеменің істерінің номенклатурасын, істердің үлгілік номенклатурасын әзірлейді, істердің сақталуын және олардың пайдаланылуын ведомствалық архивке белгіленген тәртіпке сәйкес тапсырылғанға дейін қамтамасыз етеді;

11) құжаттармен жұмыстың түрлерін, әдістерін жетілдіру, атқарушылық тәртіпті жақсарту бойынша іс-шараларды әзірлейді;

12) әкім аппаратының бөлімдері мен қызметтеріне іс жүргізуді ұйымдастыру, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 Қаулысымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттандырудың, құжаттаманы басқарудың және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдаланудың қағидаларын» пайдалану, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау бойынша әдістемелік, консультациялық көмек көрсетеді;

13) аудан әкіміне жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау бойынша талдау анықтамаларын, ақпараттарды ұсынады;

6. Міндеті: кеңестердің, мәжілістердің және басқа да іс-шаралардың хаттамалық-ұйымдастырушылық жағынан қаматамасыз етілуін жүзеге асыру, сайлау өткізу кезінде аудандық сайлау комиссиясының жұмыстарының ұйымдастырылуын қамтамасыз етеді.

Функциялары:

1) қала әкімінің, аудан әкімінің хаттамалық тапсырмаларының, бақылау құжаттарының орындалуын қамтамасыз етеді;

2) Алматы қаласы Қоғамдық даму басқармасының аумақтық бөлімімен, аудан әкімі аппаратының бөлімдерімен бірлесе отырып, әкімнің есептік кездесулеріне, аудан тұрғындарының жиындарына дайындалуды, өткізуді және ресімдеуді ұйымдастырады;

3) бөлімдер жүргізген жұмыстардың қорытындыларын және олардың тоқсандық, жартыжылдық, жылдық жоспарлары бойынша ақпараттарды жинақтауды жүзеге асырады;

4) бөлімнің, аудан әкімі аппараты ұжымының қала, аудан өткізетін ұйымдастыру-бұқаралық іс-шараларына қатысуын қамтамасыз етеді;

5) сайлауға дайындалу және өткізу кезінде сайлау комиссияларына жәрдемдесу;

6) заңмен белгіленген тәртіпте сайлау учаскелерінің үй-жайларын жарақтандыруға жәрдемдесу.

7. Міндеті: мемлекеттік қызметтің атқарылуын қамтамасыз етеді, аппаратта корпоративтік мәдениетті қалыптастырады және қолайлы әлеуметтік-психологиялық еңбек ахуалын дамытады.

Функциялары:

1) мемлекеттік органда кәсіби бейімделуді және тәлімгерлікті ұйымдастырады;

2) мемлекеттік орган кадрларының кәсіби дамуын қамтамасыз етеді, сонымен бірге белгіленген мерзімдерге сәйкес мемлекеттік қызметшілердің тағылымдамадан өтуін, оларды даярлауды, қайта даярлауды, біліктілігін көтеруді ұйымдастыру жолымен кәсіби дамуын қамтамасыз етеді;

3) кадр мәселесі бойынша конкурстық, аттестациялық, тәртіптік және басқа да комиссияларды ұйымдастырады және олардың қызметін қамтамасыз етеді;

4) мемлекеттік қызметке орналасу, мемлекеттік қызметті атқару және тоқтату рәсімдерінің сақталуын қамтамасыз етеді, қызметтік тексеру жүргізеді, әкімшілік мемлекеттік қызметшілердің қызметін, аттестациядан өтуін және оқытылуын бағалайды, сонымен бірге мемлекеттік қызмет персоналы бойынша деректердің (ақпараттық жүйенің) бірыңғай автоматтандырылған базасы арқылы да бағалайды;

5) кадрларды іріктеуді ұйымдастырады, мемлекеттік қызметшілердің мемлекеттік қызметті атқаруына байланысты құжаттарды ресімдейді, мемлекеттік қызметшілердің жеке мәліметтерінің есебін жүргізеді, әкімшілік мемлекеттік қызметшілердің қызметін бағалауды ұйымдастырады;

6) мемлекеттік органда еңбек заңнамасының және мемлекеттік қызмет туралы заңнаманың орындалуын қамтамасыз етеді, еңбек тәртібінің сақталуын және еңбек етуге жағдай жасалуын, сондай-ақ қызметкерлердің мемлекеттік қызметте болуына байланысты шектеулерді сақтауын қамтамасыз етеді;

7) мемлекеттік қызметшілердің әлеуметтік және құқықтық қорғалуын қамтамасыз етеді, мемлекеттік органның актісімен бекітілетін мемлекеттік қызметшілерді көтермелеу тәртібін әзірлейді.

3. Құқықтары мен міндеттері

Құқық қорғау органдарынан және басқа да мемлекеттік органдардан, қала және аудандар әкімдері аппараттарының бөлімдерінен кадр мәселелері бойынша мәліметтерді, ақпараттарды, материалдарды және құжаттарды, жұмысқа жаңадан қабылданған қызметкерлер туралы мәліметтерді, қызметкерлердің және олардың жұбайларының табыстары жөніндегі ақпараттарды сұратып алады;

- Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес басқа да құқықтарды жүзеге асырады;

- мемлекеттік қызмет істері жөніндегі уәкілетті органмен немесе оның аумақтық бөлімшесімен өзара іс-қимыл жасайды;

-бөлімдердің, ауданның қызметтері мен басқармаларының, кәсіпорындарының, ұйымдарының және мекемелерінің жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарауы бойынша орындаушылық тәртіпті бақылау жүйесінің жетілдірілуін, Алматы қаласы әкімдігінің қаулылары мен қала әкімі өкімдерінің, аудан әкімінің шешімдері мен өкімдерінің орындалуын тексереді;

- аудандық қызметтердің басшыларынан Алматы қаласы әкімінің, аудан әкімінің директивалық құжаттарын, тапсырмаларын орындауға қажетті ақпараттарды, мәліметтерді беруін талап етеді;

- белгіленген ережерелерді бұза отырып, әзірленген құжаттарды түзетіп, өңдеу үшін қайтарады;

- аудан әкімінің кеңестеріне, бөлімнің жүргізуіне жатқызылған мәселелер бойынша басқа да мемлекеттік органдар өткізетін кеңестерге және басқа да іс-шараларға қатысады;

- бөлімнің құзыретіне жататын мәселелер бойынша аудан әкімінің қарауына ұсыныстар енгізеді;

- бөлімнің қызметкерлеріне тиісінше еңбек жағдайларының жасалуын және олардың біліктілігінің көтерілуін қамтамасыз етеді;

- өзінің қызметтік міндеттерін орындау кезінде қызметтердің, бөлімшелердің, аудан әкімі аппаратының мамандарын қатыстырады;

- бөлімге осы Ережемен жүктелген міндеттерді, функцияларды сапалы, уақтылы орындайды, құқықтарды пайдаланады.

4. Жауапкершілігі

Осы Ережеге сәйкес бөлімге жүктелген міндеттердің, функциялардың және құқықтардың уақтылы және сапалы орындалуы үшін жауапкершілік бөлім басшысына жүктеледі.

Бөлім қызметкерлеріне жүктелген міндеттерінің орындалуы және лауазымдык нұсқаулықпен жүктелген міндеттерды орындамағаны және /немесе тиесінші орындамағаны үшін, өздеріне жүктелген міндеттерді уақтылы орындамау, қызметтік міндеттерін атқару барысында құпия немесе қызметтік мәндегі ақпараттарды жариялағаны үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына және лауазымдық нұсқаулыққа сәйкес дербес жауапкершілікте болады.

Бөлім қызметкерлері қылмыстар және құқық бұзушылықтар жасағаны үшін Қазақстан Республикасының заңнамасында қарастырылған негіздерге және тәртіпке сәйкес қылмыстық, әкімшілік, материалдық жауапкершілікке тартылады.

5. Бөлімнің басқа да құрылымдық бөлімшелермен өзара іс-қимыл жасауы

Алматы қаласы Әуезов ауданы әкімі аппараты бөлімдерінің қалалық мекемелердің аумақтық бөлімшелерімен және басқа бөлімшелерімен өзара іс-қимыл жасауы, ұйымдастыру-нұсқау беру сипатындағы құжаттарға сәйкес жүзеге асырылады.