Алматы қаласы Алмалы ауданы әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ереже

БЕКІТІЛДІ

Алматы қаласы Алмалы ауданы

әкімінің 2026 жылғы « » қаңтар

№ /к өкімі

«Алматы қаласы Алмалы ауданы әкімі аппараты»

коммуналдық мемлекеттік мекемесінің

құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ереже

Жалпы ережелер

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі «Алматы қаласы Алмалы ауданы әкімінің аппараты» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
2. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының заңдарын, Президенті мен Үкіметінің актілерін, өзге де нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ осы Ережені басшылыққа алады.
3. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің құрылымын, штат санын Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен Алматы қаласының әкімі бекітеді.
4. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі 3 қызметкерден тұрады:

1) Бөлім басшысы;

2) Бас инспектор;

3) Бас маман.

2. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің

мақсаттары, құқықтары мен міндеттері

5. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің мақсаты:

• "Халық үніне құлақ асатын мемлекет"тұжырымдамасын іске асыру шеңберінде кері байланыс нысандарын жетілдіру және азаматтардың мемлекеттік институттарға деген сенім деңгейін нығайту;
• құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізу мен жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде қазіргі заманғы техникалық құралдарды қолдануды, әкім аппаратындағы құжаттармен жұмыс істеуге әдістемелік басшылық жасау мен белгіленген тәртіптің сақталуын бақылауды басқаруды жүзеге асыру;
• Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған, ұдайы және уақытша сақталатын, іс жүргізілуі аяқталған құжаттарын топтастыру, әкім аппаратында жүргізілетін істердің қалыптастырылуы мен рәсімделуін бақылауды жүзеге асыру;
• бөлімнің құзіреті шегінде жүктелген міндеттерге сәйкес мемлекеттік құпияларды қорғауды, құпия іс жүргізуді және құпиялық режимнің сақталуын бақылауды қамтамасыз ету;
• аудан әкімінің аппаратында мемлекеттік қызметті өткеруді қамтамасыз ету;

6. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің құқықтары және міндеттері:

1) аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінен, мемлекеттік органдардан, кәсіпорындардан, мекемелер мен ұйымдардан қажетті ақпараттар мен бөлімнің құзырына жатқызылған материалдарды сұрауға және алуға;

2) мемлекеттік қызмет істері жөніндегі уәкілетті органмен және оның аумақтық бөлімшелерімен өзара іс-қимыл жасайды.

3) аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінде құжаттама жасауды және құжаттаманы басқаруды ұйымдастыру бойынша тексерулер жүргізуге және тексеру қорытындыларын басшылыққа шара қолдану үшін жеткізуге;

4) басшылыққа заңдардың және ережелердің белгіленген талаптарын бұзған қызметкерлердің тәртіптік жауапкершілікке тарту жөнінде ұсыныс енгізуге;

5) жеке және заңды тұлғалардың арыз-шағымдарының, сонымен қатар барлық қызметтік хат-хабарлардың Қазақстан Республикасының әкімшілік рәсімдік-процестік Кодексінде бекітілген мерзімде орындалуын бақылауды жүзеге асыру;

6) еңбек және орындаушылық тәртібін сақтауға, мемлекеттік құпияларды және заңмен қорғалатын өзге құпияларды сақтауға және Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік қызмет туралы» заңында айқындалған міндеттерді орындау.

7) өтініштерді талдау және өтініш иелері көтерген жүйелі мәселелерді анықтау.

7. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің функциялары:

• аудан әкімінің шешімдері мен өкімдерінің жобасын дайындауға қатысу;
• әкім аппаратының қызметкерлеріне сәйкестендіру карталарын дайындауды және беруді ұйымдастыру;
• әкім аппаратының бөлімшелерінде құжаттардың өтуін, кіріс, шығыс және және ішкі құжаттарды, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін уақтылы тіркелуін, жөнелтуді мен жеткізуді қамтамасыз ету және бақылау;
• электрондық құжатайналым бойынша есептер тапсыру;
• жиынтық істер номенклатурасын құрастырады, істерді жедел сақтауды және оларды заңда белгіленген мерзімде ведомстволық мұрағатқа өткізгенге дейін пайдалануды қамтамасыз ету;
• мекеменің мұрағатына құжаттарды уақытша өткізетін уақытта құжаттардың құндылығын сараптауда құрылымдық бөлімдерге әдістемелік көмек көрсету;
• мемлекеттік құпияларды қорғауды, құпия іс жүргізуді және құпиялық режимнің сақталуын бақылауды қамтамасыз ету;
• Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды мемлекеттік сақтау үшін Алматы қаласы ОММ-на мемлекеттік сақтау үшін дайындайды және тапсыру;
• ақпаратты қорғауды, объектішілік және рұқсат беру тәртібін, құпия іс жүргізуді және құпиялық режимнің сақталуын бақылауды қамтамасыз ету;
• Мемлекеттік қызмет өткерудің кейбір мәселелері туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2015 жылғы 29 желтоқсандағы № 152 Жарлығына сәйкес мемлекеттік органның кәсіби кадр дамуын, оның ішінде қайта даярлау, біліктілігін арттыру, тағылымдамалардан өтуін ұйымдастыру арқылы қамтамасыз ету;
• мемлекеттік әкімшілік қызметшілердің қызметіне аттестаттау мен оқытуды, соның ішінде мемлекеттік қызмет персоналы бойынша бірыңғай автоматтандырылған деректер базасында (ақпараттық жүйесінде), қызметін өткеру, қызметтік тексерулер мен тоқтату рәсімдерін сақтауына, бағалау жүргізуді қамтамасыз ету;
• аудан әкімі аппаратының кадр мониторингі және кадрлық іс жүргізуді, оның ішінде «е-қызмет» персоналды басқарудың ақпараттық жүйесі арқылы жүргізу;
• Аппараттағы әскери міндеттілерді брондау және есеп жүргізу бойынша жұмыстарды үйлестіреді. Әскери міндетті аппарат қызметкерлерінің әскери есептерін рәсімдеу және есебін беру бойынша аудандық Қорғаныс істері жөніндегі басқармаларымен өзара байланысты қамтамасыз ету;
• мемлекеттік органда кәсіби бейімделу мен тәлімгерлікті ұйымдастыру;
• мемлекеттік органда еңбек заңнамасы мен мемлекеттік қызмет туралы заңнаманың орындалуын қамтамасыз ету, еңбек режимі мен жағдайларының сақталуын, сондай-ақ мемлекеттік қызметте болуға байланысты шектеулердің сақталуын қамтамасыз ету;
• референдумдар, Қазақстан республикасы Президентінің, ҚР Парламенті Мәжілісінің депутаттарының, қалалық мәслихат депутаттарының сайлауына дайындық жұмыстарын ұйымдастыру, сайлау комиссияларына өздерінің өкілеттіктерін жүзеге асыруына көмек көрсету, Алматы қалалық сайлау комиссиясымен өзара әрекет ету.

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметін ұйымдастыру
2. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне, Президентінің актілеріне, Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес өзінің негізгі міндеттері мен функцияларын іске асыру үшін қажетті өкілеттіктерді иеленеді.
3. Бөлімді қызметіне Қазақстан Республикасындағы заңдар белгілеген тәртіппен қызметке тағайындалатын және қызметтен босатылатын бөлім басшысы басқарады.
4. Бөлім басшысы бөлімінің қызметіне жалпы басшылықты жүзеге асырады және бөлімге жүктелген міндеттердің орындалуы мен оның өз функцияларын жүзеге асыруы үшін дербес жауапты болады.
5. Бөлім басшысы аудан әкіміне бөлімнің штаттық саны және құрамы жөнінде ұсыныстар енгізеді.
6. Бөлім құзыретіне кіретін мәселелер бойынша бөлімнің атынан басқа бөлімдерге жіберілетін құжаттарға құрылымдық бөлімнің басшысы, ал ол болмаған жағдайда – оны алмастыратын адам қол қояды.