ПОЛОЖЕНИЕ отдела документационного обеспечения аппарата акима Ауэзовского района города Алматы

Утверждено распоряжением акима Ауэзовского района города Алматы от 15 ноября 2023г., № 192/к-ө ПОЛОЖЕНИЕ отдела документационного обеспечения аппарата акима Ауэзовского района города Алматы 1. Общие положения 1. Отдел документационного обеспечения аппарата акима района (далее по тексту – Отдел) является структурным подразделением коммунального государственного учреждения «Аппарат акима Ауэзовского района города Алматы». 2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией, кодексами и законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативно-правовыми актами и настоящим Положением. 3. Структура и штатная численность Отдела утверждается акимом района в порядке установленном законодательством Республики Казахстан. 4. Отдел состоит из: 1) руководителя; 2) главного инспектора; 3) главного специалиста; 4) главного специалиста. 2.Задачи и функции 5. Задача: формирование системы кадровой работы аппарата, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем. Обеспечение контроля своевременного и качественного исполнения документов, постоянного анализа исполнительской дисциплины отедлов аппарата акима. Функции: 1) анализ и планирование потребности государственного органа в кадрах, в том числе по специальностям и квалификациям; 2) формирование кадрового состава и организация конкурсного отбора; 3) мониторинг кадров и ведение кадрового делопроизводства, в том числе посредством информационной системы «е-қызмет»; 4) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранения, доставку и рассылку документов; 5) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов; 6) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, оформлением писем (наличие обязательных реквизитов электронного документа), по отправке писем через почтовое отделение, регулярно информирует акима района о результатах исполнения документов; 7) проводит процедуры проверки подлиностии электронной цифровой подписи (ЭЦП) с пользованием открытого ключа электронной цифровой подписи; 8) осуществляет ведение учта и контроля исполнения документов в единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) с использованием электронной регистрационной контрольной карточки; 9) осуществляет ведение делопроизводства документов с пометкой для служебного пользовния (ДСП); 10) составляет номенклатуру дел организации, разрабатывает типовую номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив; 11) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнитльской дисциплины; 12) оказывает методическую, консультативную помощь отделам и службам аппарата акима в организации делопроизводства, применении «Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях», утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 августа 2022 года № 630, рассмотрении обращений физических и юридических лиц; 13) предоставляет аналитические справки и информации по рассмотрениям обращений физических и юридических лиц акиму района; 6. Задача: обеспечение прохождения государственной службы, формирование корпоративной культуры и развитие благоприятного социально-психологического трудового климата в аппарате. Функции: 1) организация профессиональной адаптации и наставничества в государсивенном органе; 2) обеспечение профессионального развития кадров государственного органа, в том числе путем организации стажировок, подготовки, переподготовки, повышения квалификации государственных служащих в соответствии с установленными сроками; 3) организация и обеспечение деятельности кокурсной, дисциплинарной и иных комиссий по кадровым вопросам; 4) обеспечение соблюдения процедур поступления на государственную службу, прохождения и прекращения государственной службы, проведения служебных расследований, оценки деятельности административных государственных служащих, атестации и обучения, в том числе в единой автоматизированной базе данных (информационной системе) по персоналу государственной службы; 5) организация отбора кадров, оформление документов, связанных с прохождением государственными служащими государственной службы, осуществления учета персональных данных государственных служащих, организация проведения оценки деятельносьти административных государственных служащих; 6) обеспечеие исполнения в государственном органе трудового законодательства и законодательства о государственной службе, обеспечение соблюдения режима и условий труда, а также ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе; 7) обеспечение социальной правовой защищенности государственных служащих, разработка порядка применения поощрений государственных служащих, утверждаемого актом государственного органа. 2. Права и обязанности Запрашивать сведения, информации, материалы и документы из правоохранительных и других государственных органов, отделов аппарата акима города и районов по кадровым вопросам, н вновь принятых сотрудников, декларации о доходах сотрудников и их супругов; - осуществляет иные права в соответствии с законодательством Республики Казахстан; - взаимодействует с уполномоченным органом по делам государственной службы или его территориальным подразделением; - проверять совершенствование системы контроля и исполнительской дисциплины отделов, служб и управлений, предприятий, организаций и учреждений района по исполнению прокотольных поручений акима грода и района, выполнения постановлений и распоряжений акима г. Алматы, решений и распоряжений акима района; - требовать от руководителей районных служб района необходимой информации и сведений по выполнению директивных документов, поручений акима города Алматы и района; - возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил; - участвовать на совещаниях акима района, совещаниях и других мероприятиях, проводимых другими государственными органами по вопросам, отнесенным к ведению отдела; - вносить на рассмотрение акима района предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела; - обеспечение надлежащих условий труда и повышение квалификации работников отдела; - привлекать специалистов служб, подразделений и аппарата акимата района при выполнении своих должностных обязанностей; - качественное и своевременное выполнения задач, функций и прав, возложеннных настоящим Положениям на отдел. 4.Ответственность Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, функций и прав, возложенных настоящим Положением на отдел, несет руководитель отдела. Сотрудники отдела несут персональную ответственность за неисполнение и/или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностной инструкцией обязанностей, не своевременное исполнение возложенных на них задач, разглашение сведений, предоставляющих конфиденциальный или служебный характер в соответствии с законодательством Республики Казахстан. В случае совершения сотрудниками отдела преступлений и правонарушений, они несут уголовную, административную, материальную ответственность на основаниях и в порядке, предусмотренном законодательством Республики Казахстан. 5. Взаимодействие отдела с другими подразделениями Взаимодействие между отделами аппарата акима Ауэзовского района города Алматы, территориальными подразделениями городских учреждений и иными подразделениями осуществляется в соответствии с организационно-распорядительными документами.