Құжаттамалық қамтамасыз ету және мемлекеттік тілді дамыту бөлімі

4. Міндеті:

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесіндегі (ЭҚАБЖ) жұмыс тәртібіне сәйкес тіркеу, есепке алу және хат-хабарларды қарай бойынша жұмысты ұйымдастыру.

Функциялары:

1) құжаттаудың және құжат айналымының бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету;

2) кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу, олардың есепке алынуын, өтуін, қаралуын және уақытылы жөнелтілуін жүзеге асыру;

3) Департаменттегі іс жүргізудің және құжат айналымының жай-күйін талдау;

4) негізгі қызмет бойынша бұйрықтарды тіркеуді жүзеге асыру, олардың техникалық ресімделуін тексеру және олардың уақытылы жөнелтілуін жүзеге асыру;

5) Басқарма құзыретіне кіретін мәселелер бойынша озық тәжірибені зерделеу, жалпылау және тарату;

6) Департаменттің ақпараттық жүйесін толтыру және өзектендіру үшін ақпарат ұсыну;

7) Департаментте бланкілік өнімнің есебін және оларды беруді жүргізу, оларды акт бойынша есептен шығаруды жүзеге асыру, мөртаңбалар мен бланкілерді пайдалану бойынша белгіленген талаптардың сақталуын бақылау.

5. Міндеті:

Департаментте жеке және/немесе заңды тұлғалардың өтініштерін қабылдау, тіркеу және бақылау бойынша жұмысты ұйымдастыру.

Функциялары:

1) жеке, заңды тұлғалардан келіп түскен ауызша және жазбаша өтініштерін және олар бойынша қызметтік хат-хабарларды тіркеуді қамтамасыз ету;

2) жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің уақытылы және сапалы орындалуын бақылау;

3) Департамент басшылығының азаматтарды қабылдау бойынша жұмысын ұйымдастыру;

6. Міндеті:

Қызмет бабында пайдалану үшін (ҚБПҮ) құжаттарды қабылдау, бастапқы өңдеу және алдын ала қарау бойынша жұмысты ұйымдастыру.

Функциялары:

1) «ҚБПҮ» белгісі бар құжаттарды есептік нысанда тіркеу және Департаменттің Штабына бақылауды жүзеге асыру үшін тапсыру;

2) орындаушыларды уақытылы таныстыру және «ҚБПҮ» белгісі бар құжаттардың түпнұсқаларын тарату;

7. Міндеті:

1) Мемлекеттік органдардың Интранет-порталында (МОИП) нормативтік құқықтық актілердің жобаларын тіркеу және бақылауға алу;

2) орындаушыларды уақытылы таныстыру және мемлекеттік органдардың Интранет-сорталында (МОИП) нормативтік құқықтық актілердің жобаларын тарату.

8. Міндеті:

Ведомстволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру.

Функциялары:

1) Комитеттің құрылымдық бөлімшелері ресімделген мұрағаттық істерін белгіленген тәртіпте қабылдау және есепке алу;

2) мұрағаттық құжаттарды пайдалануды бақылау және есепке алу;

3) мұрағаттық іс мәселелері бойынша семинар-кеңестерді және консультацияларды өткізу.

9. Бөлімнің:

1) Бөлімнің қызметіне жататын мәселелер бойынша өзге мемлекеттік органдарда және ұйымдарда Департамент басшылығының тапсырмасы бойыншам Департаменттің мүдделерін білдіруге:

2) өз кәсіби біліктілігін арттыруға;

3) Бөлім жұмысын жетілдіру жөнінде ұсыныстар енгізуге;

4) Департаменттің аумақтық бөлімшелері және ведомстволық бағынысты ұйымдары орындауға міндетті, құзыретіне кіретін мәселелер бойынша нұсқаулар беруге;

5) Департаменттің аумақтық бөлімшелері мен бағынысты ұйымдарында құжаттамалық қамтамасыз ету жұмысының жай-күйін жоспарлы және жоспардан тыс тексеруді жүзеге асыруға;

6) Бөлім құзыретіне кіретін мәселелер бойынша семинарлар, кеңестер өткізуге;

7) жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау бойынша бақылау құжаттарды, мемлекеттік органдардың Интранет-порталында (МОИП) нормативтік құқықтық актілердің жобаларын уақытында орындамағаны және сапасыз орындағаны үшін орындаушыларды тәртіптік жауапкершілікке тарту туралы ұсыныстар енгізуге құқығы бар.