Как получить архивную справку по подтверждению трудовой деятельности?

Потверждение факта трудовой деятельности является запросом социально-правового характера и в соотвествии утвержденного Реестра государственных услуг относится к государственной услуге «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – госуслуга). Услугодателями являются государственные архивы Казахстана.

Порядок оказазания государственной услуги регулируется Правилами оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», утвержденные приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159.

Государственная услуга оказывается на безвозмездной основе в течении 11 рабочих дней, при отсутствии сведений в три рабочих дня.

До обращения за получением государственной услуги в первую очередь необходимо уточнить наименование организации, место его расположение, действует ли организация в настоящее время. Так как в случае существования организации в соответствии с подпунктом 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страховани, которые хранятся в ведомственном архиве в течение 75 лет. И соотвественно, заявление по подтверждению трудовой деятельности направляется в организацию. К примеру, Вам нужно подтвердить факт работы в должности специалиста в отделе образования Акмолинской области в 1998-2005 годы. Это действующая организация, соответственно документы по личному составу будут находиться в ведомственном архиве отдела образования Акмолинской области. В связи с чем, Вам необходимо будет обратиться в Отдел образования Акмолинской области.

При ликвидации организации в соответствии с требованиями пункта 4 статьи 8 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив. В связи с чем, Вам следует обратиться в соответствующий государственный архив по месту нахождения организации, где Вы работали.

В случае если Вам необходимо подтвердить факт работы в должности водителя в строительной компании ТОО «АБК-Құрылыс 1» в 2005-2007 годах. Данная организация уже не существует и документы по личному составу переданы в Государственный архив города Астаны, соответственно нужно будет обратиться в Государственный архив города Астаны.

Вместе с тем следует учитывать, что не все ликвидированные организации передали свои документы в соответствующие государственные архивы. В таком случае государственным архивом Вам будет предоставлена отрицательная архивная справка, т.е. ответ государственного архива об отсутствии на хранении запрашиваемых сведений. На основании отрицательного ответа государственного архива вы имеете право подтвердить свои законные права в судебном порядке при наличии двух свидетелей.

Результатом оказания государственной услуги является архивная справка, копия архивного документа или архивная выписка по подтверждению запрашиваемых сведений.

Заявление на получение государственной услуги направляется через веб портал «электронного правительства» www.egov.kz, НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» либо через канцелярию государственного архива.

Вместе с тем согласно пункту 3 статьи 69 Административного процедурно-процессуального кодекса Республики Казахстан и подпунктом 4) пункта 15 Правил регистрации, учета обращений, поступающих в государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица со стопроцентным участием государства, а также ведения информационной аналитической системы «Электронные обращения» (приказ Генерального Прокурора Республики Казахстан от 4 января 2023 года № 4) не оказываются в ИС «Е-Өтініш», а оказываются в ведомственной информационной системе «Е-Архив».

При обращении в государственный архив необходимо заполнить заявление по установленной форме. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения. Документ, удостоверяющий личность услугополучателя либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (представляется для идентификации личности, исполнитель услугодателя воспроизводит копию удостоверения личности для идентификации, после чего возвращает его оригинал услугополучателю), документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом.

В случае обращения услугополучателя по почте: заявление в произвольной форме, подписанное физическим лицом или представителем юридического лица, с указанием сведений о заявителе (для физического лица – фамилия, имя, отчество (при его наличии), место жительства, контактные телефоны, для юридического лица – его наименование, юридический адрес) и содержащие данные, необходимые для поиска запрашиваемых сведений. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения.

Результат государственной услуги, а также действие либо бездействие услугополучатель вправе обжаловать в вышестоящий государственный орган либо должностное лицо. Жалоба на решения, действия (бездействия) услугодателя по вопросам оказания государственных услуг подается на имя руководителя услугодателя в письменном виде по почте, через канцелярию услугодателя. При подаче жалобы услугополучателем указываются его фамилия, имя, отчество (при его наличии), почтовый адрес, исходящий номер и дата, подписывается услугополучателем.

Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес непосредственно оказывающего государственную услугу услугодателя, в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона подлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Обращение в суд допускается после обжалования в досудебном порядке.