О внесении изменений и дополнения в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33338) следующие изменения и дополнение:

в Правилах приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденных указанным приказом:

дополнить пунктом 25-1 следующего содержания:

«25-1. Экспертиза ценности документов проводится в комплексе для документов на бумажном носителе и электронных документов.»;

подпункты 5) и 6) пункта 31 изложить в следующей редакции:

«5) опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам;

6) опись электронных документов (дел) долговременного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам;»;

часть первую пункта 41 изложить в следующей редакции:

«41. Описям дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного, временного, долговременного хранения, по личному составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.»;

часть третью пункта 46 изложить в следующей редакции:

«Опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.»;

в пункт 118 вносится изменение на казахском языке, текст на русском языке не меняется;

подпункт 1) пункта 169 изложить в следующей редакции:

«1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Судебной администрации Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, Высшей аудиторской палаты Республики Казахстан, Управления делами Президента Республики Казахстан, Национального центра по правам человека, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;»;

подпункт 16) пункта 169 исключить;

пункт 170 изложить в следующей редакции:

«170. Сроки хранения документов НАФ в частных архивах организаций указываются в договорах, заключаемых в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» их собственниками с государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан или МИО областей, городов республиканского значения и столицы.»;

пункт 213 изложить в следующей редакции:

«213. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, наличии архивных документов организации, электронных архивных документов в составе иных архивных фондов и местах их хранения, библиография и иные.»;

пункт 319 изложить в следующей редакции:

«319. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) включаются в акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам, рассматривается на заседании ЭК организации, согласовывается с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и затем утверждается руководителем организации одновременно со сводными описями (годовыми разделами сводных описей) электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.»;

пункт 322 изложить в следующей редакции:

«322. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) с истекшими сроками хранения уничтожаются только после согласования с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению.»;

часть третью пункта 326 изложить в следующей редакции:

«Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения организации, а в случае ликвидации организации долговременного (свыше 10 лет) хранения – по описям электронных дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам, в соответствии с графиком приема электронных дел в государственный архив.»;

часть вторую пункта 330 изложить в следующей редакции:

«В описях электронных дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения дополнительно указываются:

сведения о работнике организации, передающем электронные дела в государственный архив (наименование должности, инициалы, фамилия);

сведения о работнике государственного архива, принимающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия).»;

часть первую пункта 332 изложить в следующей редакции:

«332. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:»;

приложения 2, 3, 4, 5, 6 и 7 к настоящим Правилам изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2, 3, 4, 5 и 6 к настоящему приказу;

в приложении 8 вносятся изменения на казахском языке, текст на русском языке не меняется;

приложения 9, 10, 11, 12, 13 и 14 к настоящим Правилам изложить в новой редакции согласно приложениям 7, 8, 9, 10, 11 и 12 к настоящему приказу;

в приложениях 15 и 16 вносятся изменения на казахском языке, текст на русском языке не меняется.

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

исполняющий обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан

К. Искаков

Согласован

Агентство Республики Казахстан

по атомной энергии

Согласован

Министерство сельского хозяйства

Республики Казахстан

Согласован

Министерство юстиции

Республики Казахстан

Согласован

Генеральная Прокуратура

Республики Казахстан

Согласован

Агентство по защите

и развитию конкуренции

Республики Казахстан

Согласован

Министерство науки и

высшего образования

Республики Казахстан

Согласован

Министерство здравоохранения

Республики Казахстан

Согласован

Министерство труда

и социальной защиты населения

Республики Казахстан

Согласован

Министерство искусственного интеллекта

и цифрового развития

Республики Казахстан

Согласован

Верховный Суд

Республики Казахстан

Согласован

Высшая аудиторская палата

Республики Казахстан

Согласован

Аппарат Высшего Судебного

Совета Республики Казахстан

Согласован

Министерство транспорта

Республики Казахстан

Согласован

Министерство финансов

Республики Казахстан

Согласован

Агентство Республики Казахстан

по регулированию и развитию

финансового рынка

Согласован

Агентство Республики Казахстан

по финансовому мониторингу

Согласован

Министерство обороны

Республики Казахстан

Согласован

Агентство Республики Казахстан

по делам государственной службы

Согласован

Служба государственной охраны

Республики Казахстан

Согласован

Министерство просвещения

Республики Казахстан

Согласован

Министерство промышленности

и строительства

Республики Казахстан

Согласован

Управление делами Президента

Республики Казахстан

Согласован

Министерство торговли и интеграции

Республики Казахстан

Согласован

Министерство водных ресурсов

и ирригации

Республики Казахстан

Согласован

Агентство Республики Казахстан

по стратегическому планированию и реформам

Согласован

Министерство иностранных дел

Республики Казахстан

Согласован

Министерство по чрезвычайным ситуациям

Республики Казахстан

Согласован

Министерство туризма и спорта

Республики Казахстан

Согласован

Комитет национальной безопасности

Республики Казахстан

Согласован

Министерство национальной экономики

Республики Казахстан

Согласован

Национальный банк

Республики Казахстан

Согласован

Министерство внутренних дел

Республики Казахстан

Согласован

Министерство экологии и природных ресурсов

Республики Казахстан

Согласован

Министерство энергетики

Республики Казахстан

Приложение 1 к приказу

исполняющий обязанности

Министра культуры и

информации

Республики Казахстан

от 19 марта 2026 года

№ 121-НҚ

Приложение 2

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

архивами

Форма

(наименование раздела)

внесено ____________________ дел с № _______ по № ________, в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

_____________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

_____________________________________________________________________________

раздел (-ы) описи), (дата составления раздела (-ов), описи)

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от ___________ _____ года № ___

Формат А4 (210Х297)

Приложение 2 к приказу

Приложение 3

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

архивами

Форма

Опись дел видеодокументов постоянного хранения

Опись № ___ __________________________________________________ за ______ год (ы) (название описи с официальным наименованием организации)

(цифрами и прописью)

с № ____ по № ____ в том числе:

литерные номера ______________________________пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи _________________

Расшифровка подписи ______________

(подпись)

Дата ____________

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от _________ _________ года

№_______

Формат А4 (210Х297)

Приложение 3 к приказу

Приложение 4

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

архивами

Форма

Опись дел кинодокументов постоянного хранения

Опись № ___ ________________________________________________________ (название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (ы)

(цифрами и прописью)

с № ____-по № _____ в том числе:

литерные номера ________ пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи ______________________________________

Расшифровка подписи)_____________________________

(подпись

Дата ________________________

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от _________ _________ года

№ ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 4 к приказу

Приложение 5

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

архивами

Форма

Опись дел фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

Опись № ___ ______________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации) за ______ год (ы)

(цифрами и прописью)

с № _____ по № _____ в том числе:

литерные номера ________ пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи ____________________________________

Расшифровка подписи ____________________

(подпись)

Дата _________________

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от _________ _________ года

№ ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 5 к приказу

Приложение 6

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

архивами

Форма

Опись дел документов фотоальбомов постоянного хранения

(цифрами и прописью)

с № _______ по № ________в том числе:

литерные номера ________ пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная

документация к ним ____________________________________________ фотоотпечатков.

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи ______________________

Расшифровка подписи ________________

(подпись)

Дата ______________

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от _________ _________ года

№ ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 6 к приказу

Приложение 7

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

архивами

Форма

Опись фотодокументов постоянного хранения

Опись № ___ ___________________________________________________________________ (название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (ы)

(цифрами и прописью)

с № _____ по № _____ в том числе:

литерные номера ________ пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи ____________________

Расшифровка подписи ________________

(подпись)

Дата ____________

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от _________ _________ года

№ ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 7 к приказу

Приложение 9

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

Форма

Опись электронных документов (дел) постоянного хранения

Опись № ___ ______________________________________________ (название описи с официальным наименованием организации) за ______ год (ы)

(цифрами и прописью)

с № __ по № ___ в том числе:

литерные номера ________ пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи ______________________

Расшифровка подписи ___________________

(подпись)

Дата _____________

Согласована протоколом

ЦЭК(ЭК) организации

от _________ _________ года

№ ____

Формат А4 (210Х297)

Приложение 8 к приказу

Приложение 10

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

Форма

Опись дел по личному составу

Утверждаю

______________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

_________________________________

Личная подпись (расшифровка)

Дата ___________________

Фонд № ___

Опись № ___ дел по личному составу _________________________________________ (официальное наименование организации) за ___________ год

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера________________ пропущенные номера ___________________

Наименование должности составителя раздела сводной описи _______________________

Расшифровка подписи _________________

(личная подпись)

Дата __________

Приложение 9 к приказу

Приложение 11

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

Форма

Опись электронных документов (дел) по личному составу

Утверждаю

___________

(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации)

______________________________________

Личная подпись (расшифровка)

Дата ___________________

Архивный фонд № ___

Опись № ___ ______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

с № ____ по № ____, в том числе:

литерные номера:_____________ пропущенные номера __________ и текстовая сопроводительная документация к ним:_______________________________________

__________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)

___________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Приложение 10 к приказу

Приложение 12

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

Форма

Опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения

Утверждаю

Наименование должности

руководителя организации

________________________

Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата

Фонд № ___

Опись № ___ дел долговременного (свыше 10 лет) хранения

_______________________________________________

(Официальное наименование организации)

за ___________ год

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера _______________ пропущенные номера ____________________

Наименование должности составителя раздела сводной описи ________________________

Расшифровка подписи _______________

(личная подпись)

Дата ________

Приложение 11 к приказу

Приложение 13

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

Форма

Опись электронных документов (дел) долговременного (свыше 10 лет) хранения

Утверждаю

_________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы руководителя организации)

__________________________

(подпись руководителя организации)

__________________________

(дата)

Архивный фонд № ___

Опись № ___ __________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

с № _____ по № ______, в том числе:

литерные номера _______________ пропущенные номера:_________________________

___________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его )раздел (-ы) описи)

__________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Приложение 12 к приказу

Приложение 14

к Правилам приема, хранения,

учета и использования документов

Национального архивного фонда

и других архивных документов

ведомственными и частными

Форма

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Место составления На основании

_______________________________________________________________

(наименование, место и год издания Перечня документов с указанием сроков их хранения)

________________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие

практическое значение дела и документы архивного фонда

____________________________________________________________________.

(номер и название архивного фонда)

(цифрами и прописью)

Годовые разделы сводных описи дел постоянного хранения дел за _________ годы

утверждены, по личному составу согласованы протоколом ЭПК ______________ ______

(дата и номер)

__________________________________________________________________________

(наименование местного исполнительного органа, республиканского государственного архива)

Наименование должности лица, проводившего обработку документов _________________

Расшифровка подписи ______________ (личная подпись)