Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

В соответствии с подпунктом 35-15) статьи 7 Закона Республики Казахстан « О культуре » и подпунктом 346) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и информации Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 октября 2023 года № 866 «О некоторых вопросах Министерства культуры и информации Республики Казахстан», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 «Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 12642);

2) приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 19 декабря 2022 года № 367 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 декабря 2015 года № 374 «Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 31169).

3. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан;

3) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Юридический департамент Министерства культуры и информации Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1) и 2) настоящего пункта.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и информации Республики Казахстан

А. Балаева

Утверждена приказом

Министр культуры и информации

Республики Казахстан

от 2 апреля 2025 года

№ 136-НҚ

Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.

2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1) аудиовизуальный материал – носитель, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимый с помощью технических и электронных средств;

2) печатная продукция – периодические печатные издания, книги, брошюры, альбомы, плакаты, буклеты и иная полиграфическая продукция;

3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее – библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;

4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.

3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные продукции, периодические печатные издания, а также аудиовизуальные материалы.

Глава 2. Учет библиотечного фонда

4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и аудиовизуальных материалов, измеряются основной единицей – экземпляр.

Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.

Единицами измерения количества аудиовизуальных материалов является:

для магнитной фонограммы – кассета, катушка, бобина;

для грампластинок – диск;

для диафильма – рулон;

для диапозитивов и кинофонодокументов – комплект.

5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.

6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:

1) прием документов.

В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).

При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.

При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о невозможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;

2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;

3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.

7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.

8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.

9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.

10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).

Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

Глава 3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:

1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;

2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме-передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;

3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;

4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

Приложение 1

к Инструкции по учету и

списанию библиотечного фонда

государственных библиотек

Форма

Утверждаю

___________________________________________________________________________

(полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)

________________

(подпись)

«___» __________ 20 ___ года

Акт о приеме документов № ____

Настоящий акт составлен «___» ____________ 20 ___ год в двух экземплярах в составе:

1) _________________________________________________________________;

2) _________________________________________________________________,

(с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства библиотеки) о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:

Подписи лиц, сдавшего документы:_ __________________________________ (фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

Приложение 2

к Инструкции по учету и

списанию библиотечного фонда

государственных библиотек

Форма

Акт о дефектах №___

Настоящий акт составлен «__»____________________________ 20___ года

1)_________________________________________________________________________; (фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного за прием документов и руководства библиотеки составляющего акт)

2)_________________________________________________________________________,

о том, что при приеме документов:_____________________________________________

___________________________________________________________________________, (заголовок документов, наименование (фамилия, имя, отчество (при наличии) отправителя документов)

обнаружено следующее:

_____________________________________________________. (указываются обнаруженные дефекты документов)

Подписи лиц, составляющих настоящий акт: ____________________________________.

Приложение 3

к Инструкции по учету и

списанию библиотечного

фонда государственных

библиотек

Форма

Инвентарная книга

Полное наименование библиотеки: _____________________________________

_____________________________________________________________________

Структурное подразделение библиотеки ________________________________

Приложение 4

к Инструкции по учету и

списанию библиотечного

фонда государственных

библиотек

Форма

Регистрационная картотека периодического печатного издания

Приложение 5

к Инструкции по учету и

списанию библиотечного фонда

государственных библиотек

Форма

Книга суммарного учета

Часть 1 «Поступление документов в библиотечный фонд»

Приложение 6

к Инструкции по учету и списанию

библиотечного фонда

государственных библиотек

Форма

Акт о списании документов № ___

Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год

в составе председателя и членов комиссии:

____________________________________________________________________

______________________________________________________________________ (фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя и членов комиссии)

о списании следующих документов:

на сумму __________ тенге по причине ______________________________ (указать причину списания)

Подписи лиц, составивших настоящий акт 1)________________________;

2)________________________.

Приложение 7

к Инструкции по учету и списанию

библиотечного фонда

государственных библиотек

Форма

________________________________________________________________ (полное наименование учреждения, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)

________________ (подпись)

«___» __________ 20 ___ года

Акт о приеме-передач документов

Настоящий акт составлен «_____» ________20__ года, в лице ____________________

___________________________________о том, что с одной стороны передает другой (фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)

стороне в лице ____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)

с баланса _________________________________________________________________ (полное наименование учреждения)

на баланс _________________________________________________________________ (полное наименование государственной организации)

следующий (-ие) документ (-ы):

на сумму (в тенге) _______________________________________________________.

Основание: _____________________________________________________________. (автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)

Подписи передающей стороны: ________________________

Подписи принимающей стороны: _______________________

Приложение 8

к Инструкции по учету и списанию

библиотечного фонда

государственных библиотек

Форма

Утверждаю

___________________________________________________________________________ (полное наименование учреждения, должность фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)

________________ (подпись)

«___» __________ 20 ___ года

Акт об утере документов № ___

Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе: ________

________________________________________________________________________________

______________________________ (фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих в составлении акта)

об утере

________________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа учреждения)

следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:

на сумму____________________________ тенге, по причине _____________________.

Я, _______________________________________________________________________ возмещу (фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного документа учреждения)

нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа

________________________________. (подпись пользователя утерянного документа библиотеки)

Подписи лиц, составивших настоящий акт: _________________________________

_________________________________

_______________________________________________________________________

______________________ (полное наименование учреждения)

принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):