1. Правовые основы и область применения требований к подтверждающим документам
Налоговое законодательство Республики Казахстан (Налоговый кодекс 2026 года) устанавливает строгий правовой режим в отношении налогообложения доходов юридических лиц – нерезидентов. Налоговые обязательства компании-нерезидента, а также ее право на применение льгот, сниженных ставок или полного освобождения от налогообложения на основании международных договоров (соглашений об избежании двойного налогообложения) напрямую зависят от своевременного и надлежащего документального подтверждения.
Подтверждающие документы в налоговой системе Республики Казахстан выполняют три ключевые функции:
1.Подтверждение налогового статуса (резидентства):Доказывают правомерность распространения положений международного договора на нерезидента.
2.Подтверждение фактического права на доход (бенефициарное владение):Гарантируют, что нерезидент является окончательным получателем дохода, а не посредником, агентом или кондуитной компанией.
3.Подтверждение состава и размера расходов:Служат основанием для отнесения затрат на вычеты при осуществлении деятельности через постоянное учреждение или при возврате уплаченных налогов из государственного бюджета.
Отсутствие или ненадлежащее оформление обязательного документа влечет признание применения налоговых преференций неправомерным, доначисление корпоративного подоходного налога у источника выплаты по стандартным ставкам (15% или 20%), а также начисление пеней и привлечение налогового агента или нерезидента к административной ответственности.
2. Требования к документу, подтверждающему резидентство (Сертификат резидентства)
Ключевым документом, фиксирующим налоговый статус иностранной компании, является официальный документ, подтверждающий резидентство (сертификат резидентства). В соответствии со статьей 702 Налогового кодекса РК, к сертификату резидентства предъявляются четкие требования к форме, удостоверению подлинности и периоду действия.
Допустимые формы сертификата резидентства
Согласно пункту 1 статьи 702 Налогового кодекса РК, документ, подтверждающий резидентство нерезидента, признается налоговыми органами Республики Казахстан, если он представлен в одной из следующих форм:
·Оригинал документа, заверенный компетентным органом иностранного государства, резидентом которого является нерезидент.
·Нотариально засвидетельствованная копия оригинала, соответствующего установленным требованиям.
·Бумажная копия электронного документа, подтверждающего резидентство нерезидента, размещенного на официальном интернет-ресурсе компетентного органа иностранного государства. Если на интернет-ресурсе компетентного органа размещена сокращенная (неполная) версия бумажной копии электронного документа, но в ней подтверждается статус резидентства за указанный период, такой документ признается надлежащим подтверждением.
Требования к легализации и апостилированию
Подпись должностного лица и печать компетентного органа иностранного государства (а также нотариуса, свидетельствовавшего копию) подлежат консульской легализации или апостилированию в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.
В соответствии с пунктом 2 статьи 702 Налогового кодекса РК, прохождение процедуры легализации или апостилирования НЕ требуется в следующих случаях:
1.Документ размещен на официальном интернет-ресурсе компетентного органа иностранного государства и доступен для публичной/электронной проверки.
2.Иной порядок удостоверения подлинности подписи и печати установлен международным договором Республики Казахстан.
3.Порядок апостилирования/легализации оговорен в рамках процедуры взаимного согласования между уполномоченным органом РК и компетентным органом иностранного государства (статья 232 Налогового кодекса РК).
4.Особенный порядок принят решением органов Евразийского экономического союза (ЕАЭС).
Правила определения периода действия резидентства
На основании пункта 3 статьи 702 Налогового кодекса РК статус резидентства считается подтвержденным на следующий временной интервал:
·При указании конкретного периода временив документе — в течение всего указанного периода.
·При подтверждении резидентства на определенную дату— на период с начала календарного года до даты, на которую подтверждено резидентство.
·При отсутствии периода временив документе — в течение всего календарного года, в котором такой документ выдан или размещен на интернет-ресурсе компетентного органа.
3. Подтверждающие документы для применения международных договоров у источника выплаты
Казахстанский налоговый агент (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, выплачивающий доход нерезиденту) имеет право самостоятельно применить освобождение от налогообложения или сниженную ставку налога только при наличии у него установленного пакета документов.
Полное освобождение от налогообложения доходов нерезидента (Статья 705 НК РК)
На основании статьи 705 Налогового кодекса РК, при выплате доходов за выполненные работы или оказанные услуги нерезиденту налоговый агент применяет освобождение при условии получения следующих документов:
1.Сертификат резидентства нерезидента, соответствующий требованиям статьи 702 Налогового кодекса РК.
2.Учредительные документы нерезидента(нотариально засвидетельствованные копии) либо выписка из торгового реестра (реестра акционеров) с обязательным указанием учредителей (участников) и мажоритарных акционеров.
oАльтернатива:При отсутствии учредительных документов в силу законодательства иностранного государства представляется акт (документ), послуживший основанием для создания нерезидента, либо документ, раскрывающий единую организационную структуру консолидированной группы с указанием участников, географического местонахождения и регистрационных номеров.
3.Договор о совместной деятельности(нотариально засвидетельствованная копия) либо иной документ, подтверждающий долю участия нерезидента в совместной деятельности — если работы/услуги выполняются в рамках консорциума или совместного договора.
Сроки представления сертификата налоговому агенту:В соответствии с пунктом 3 статьи 705 Налогового кодекса РК, сертификат резидентства должен быть представлен нерезидентом налоговому агенту не позднее одной из следующих дат, которая наступит первой:
·31 марта года, следующего за налоговым периодом (календарным годом), в котором произошла выплата дохода или невыплаченные доходы отнесены на вычеты;
·Не позднее пяти рабочих днейдо завершения налоговой проверки по вопросу исполнения обязанностей налогового агента за проверяемый период.
Обязанность налогового агента по сдаче копии сертификата в ОГД
На основании пункта 7 статьи 705 и пункта 3 статьи 706 Налогового кодекса РК, налоговый агент обязан представить в налоговый орган по месту своего нахождения копию документа, подтверждающего резидентство нерезидента, не позднее пяти календарных дней с даты, установленной для представления налоговой отчетности по КПН за четвертый квартал.
Применение международных договоров к дивидендам, вознаграждениям и роялти (Статья 706 НК РК)
При выплате пассивных доходов (дивидендов, вознаграждений по займам, роялти) налоговый агент вправе применить сниженную ставку или освобождение по международному договору при соблюдении следующих условий (статья 706 Налогового кодекса РК):
·Наличие сертификата резидентства нерезидента в установленные сроки.
·Выплаченные доходы не связаны с деятельностью постоянного учреждения нерезидента в РК.
·Нерезидент является окончательным (фактическим) получателем дохода (бенефициарным собственником).
Окончательным получателем дохода признается лицо, которое имеет право владения, пользования и распоряжения полученными доходами и не является посредником (агентом, номинальным держателем, кондуитом).
Особенности при выплате вознаграждения через посредника:
Если вознаграждение выплачивается окончательному получателю через посредника, налоговый агент применит ставку международного договора страны бенефициара только при представлении:
1.Договора (контракта), в котором отражены наименование посредника, суммы выплат посреднику и суммы вознаграждения по каждому окончательному получателю с указанием их регистрационных и налоговых номеров.
2.Сертификата резидентства окончательного получателя дохода.
4. Подтверждающие документы для возврата уплаченного подоходного налога из бюджета
В случаях, когда налоговый агент удержал налог по общим ставкам (без применения международного договора), нерезидент имеет право обратиться в налоговые органы Республики Казахстан за возвратом уплаченного подоходного налога на основании статей 699–701 Налогового кодекса РК.
Перечень документов к налоговому заявлению на возврат (Статья 699 НК РК)
Нерезидент представляет налоговое заявление на возврат уплаченного подоходного налога в двух экземплярах в вышестоящий налоговый орган по месту регистрации налогового агента. К заявлению в обязательном порядке прилагаются:
1.Копии контрактов (договоров, соглашений)на выполнение работ, оказание услуг или иные цели.
2.Документ, подтверждающий резидентство нерезидента(соответствующий статье 702 НК РК).
3.Копии бухгалтерских и первичных документов, подтверждающих суммы полученных доходов и удержанных (уплаченных) налогов (выписки из банков, платежные поручения).
4.Копии документов, подтверждающих факт выполнения работ или оказания услуг(акты выполненных работ/оказанных услуг, накладные, отчеты).
5.Документы по персоналу:При оказании услуг через работников нерезидента на территории РК — копии документов, удостоверяющих личность таких физических лиц, и документов, подтверждающих сроки их фактического пребывания в РК (копии паспортов с отметками погранслужбы, визы, проездные билеты).
6.Учредительные документы юридического лица:Нотариально засвидетельствованные копии учредительных документов либо выписки из торгового реестра (реестра акционеров) с указанием учредителей и мажоритарных акционеров.
7.При возврате налога с доходов от прироста стоимости (реализация акций, долей участия, имущества):Документы, подтверждающие куплю-продажу активов с детализацией цены их приобретения и цены реализации.
Важные процессуальные условия:
·Все документы на иностранном языке обязаны иметь нотариально засвидетельствованный перевод на казахский или русский язык.
·Заявление подается в пределах срока исковой давности (3 года, а для крупного бизнеса и недропользователей — 5 лет).
·Налоговый орган рассматривает заявление в течение 20 рабочих дней, приостанавливая этот срок на время проведения тематической налоговой проверки налогового агента.
Справка о суммах полученных доходов и уплаченных налогов (Статья 703 НК РК)
Для подтверждения уплаты налога в Казахстане перед налоговыми органами своей страны нерезидент (или налоговый агент) вправе получить в ОГД Справку о суммах полученных доходов из источников в РК и удержанных (уплаченных) налогов. Для этого подается налоговое заявление по месту регистрации налогового агента или постоянного учреждения. Справка выдается в течение 10 календарных дней при отсутствии налоговой задолженности.
5. Документальное подтверждение расходов постоянных учреждений нерезидентов
Юридическое лицо – нерезидент, осуществляющее деятельность в Казахстане через постоянное учреждение (ПС), имеет право относить на вычеты управленческие и общеадминистративные расходы головного офиса в соответствии с международным договором и статьями 708, 709, 711 Налогового кодекса РК.
Для отнесения таких расходов на вычеты нерезидент обязан выбрать один из двух методов и подтвердить его установленным комплексом документов:
А. Метод пропорционального распределения расходов (Статья 709 НК РК)
При применении метода пропорционального распределения постоянное учреждение нерезидента обязано иметь в наличии:
1.Сертификат резидентства юридического лица – нерезидента.
2.Копию финансовой отчетности постоянного учрежденияв Республики Казахстан.
3.Копию налоговой отчетности нерезидента, составленной по требованиям законодательства страны инкорпорации с указанием общего дохода за налоговый период, подтвержденную компетентным органом иностранного государства.
4.Копию финансовой отчетности юридического лица – нерезидентаза отчетный период, заверенную подписью руководителя и печатью компании.
Обязательное требование:В финансовой и налоговой отчетности головной компании сумма управленческих и общеадминистративных расходов должна быть выделена отдельной строкой.
Б. Метод непосредственного (прямого) отнесения расходов (Статья 711 НК РК)
Метод прямого отнесения применяется при ведении раздельного учета доходов и расходов головного офиса и филиалов. Подтверждающими документами служат:
1.Первичные учетные документы, подтверждающие расходы, понесенные на территории РК.
2.Копии первичных учетных документов, подтверждающих расходы, понесенные за пределами РК непосредственно в целях получения доходов казахстанского постоянного учреждения.
3.Специальные налоговые регистрыпо учету распределяемых управленческих расходов, составленные по форме, утвержденной в налоговой учетной политике нерезидента.
4.Копия финансовой отчетности юридического лица – нерезидентас выделенной отдельной строкой суммой управленческих и общеадминистративных расходов.
5.Копия аудиторского отчетапо финансовой отчетности нерезидента (при проведении обязательного или добровольного аудита).
6. Правила оформления, перевода и нотариального удостоверения
Налоговое законодательство РК выдвигает формализованные требования к языковому оформлению и заверителю документов, происходящих из иностранных юрисдикций:
1.Языковой режим:Все подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться официальным переводом на казахский или русский язык.
2.Нотариальное свидетельствование перевода:Перевод документов, подтверждающих резидентство, учредительных документов, первичных учетных актов и финансовых отчетов, должен быть засвидетельствован нотариусом в порядке, установленном законодательством РК о нотариате.
3.Формат предоставления копий:Копии контрактов, актов, счетов и выписок должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписью уполномоченного руководителя и печатью нерезидента (при её наличии).
4.Электронные документы:Если подтверждающий документ сформирован в виде электронного документа с цифровой подписью иностранного госоргана, проверка его подлинности осуществляется через официальные государственные порталы либо веб-сервисы сбора электронных апостилей.