Положение отдела документационного обеспечения

Положение

отдела документационного обеспечения аппарата акима Наурызбайского района города Алматы

1. Общие положения
2. Отдел документационного обеспечения (далее – отдел) является структурным подразделением КГУ «Аппарата акима Наурызбайского района города Алматы» (далее – аппарат акима) и подчиняется акиму, руководителю аппарата акима района.
3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, законами Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении», «О государственной службе Республики Казахстан», «О противодействии коррупции», «О правовых актах», Указом Президента Республики Казахстан «О мерах по дальнейшему совершенствованию этических норм и правил поведения государственных служащих Республики Казахстан», Административно процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан, Стратегией «Казахстан - 2050»: новый политический курс состоявшегося государства, а также другими действующими законодательствами и нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а также настоящим Положением.
4. Структурная, штатная численность отдела утверждается согласно штатному расписанию аппарата акима Наурызбайского района города Алматы, в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
5. Отдел состоит из:

1) Руководителя отдела;

2) Главного инспектора;

3) Главного специалиста;

4) Главного специалиста.

2. Основные задачи, функции, права и обязанности отдела
3. Задача: ведение делопроизводства.

Функции:

• своевременная регистрация входящих и исходящих документов, ознакомление с ними государственных служащих, контроль за прохождением документов, обеспечение их исполнения строго в установленные сроки.
• проведение процедуры проверки подлинности электронной цифровой подписи с пользованием открытого ключа электронной цифровой подписи.
• проверка оформления писем (наличие обязательных реквизитов электронного документа), осуществление работы по отправке писем через почтовое отделение и фельдсвязью.
• предоставление аналитических справок и информации по рассмотрениям обращений физических и юридических лиц акиму района.
• ведение делопроизводства документов с пометкой для служебного пользования (ДСП).
• разработка номенклатуры дел, ведение документации согласно утвержденной номенклатуре дел и действующим нормативным правовым актам, своевременная подготовка и сдача документов в архив.
• контроль учета и выдачу фирменных бланков, составление акта по испорченным бланкам.
• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины.
• ведение секретного делопроизводства.

10) осуществление работы по подготовки и сдачи материалов на рассмотрение в вышестоящий орган о награждении государственными наградами.

6. 6. Задача: формирование целостной системы управления персоналом аппарата акима района.

Функции:

1) разработка и реализация стратегии управления персоналом аппарата акима района.

2) анализ и планирование потребности аппарата акима района в кадрах, в том числе по специальностям и квалификациям.

3) формирование кадрового состава аппарата акима района.

4) мониторинг кадров аппарата акима района и ведение кадрового делопроизводства, в том числе в интегрированной информационной системе «Е-қызмет».

7. 7. Задача: обеспечение прохождения государственной службы в рамках целостной системы управления персоналом аппарата акима района.

Функции:

1) организация профессиональной адаптации и наставничества в аппарате акима района.

2) обеспечение профессионального развития кадров аппарата акима района, в том числе путем организации стажировок, подготовки, переподготовки, повышения квалификации государственных служащих.

3) организация и обеспечение комиссий по кадровым вопросам.

4) проведение работ в соответствии с правилами воинского учета военнообязанных и призывников, бронированию военнообязанных.

8. 8. Задача: формирование корпоративной культуры и развитие благоприятного социально-психологического трудового климата в аппарате акима района.

Функции:

1) обеспечение исполнения в аппарате акима района трудового законодательства и законодательства о государственной службе, обеспечение соблюдения режима и условий труда, а также ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе;

2) обеспечение социальной и правовой защищенности государственных служащих, разработка порядка применения поощрений государственных служащих.

9. 9. Права и обязанности:
10. Внесение руководству района предложений по совершенствованию работы отдела.
11. Запрашивание и получение от других структурных подразделений документы и сведения, необходимые для выполнения задач и функций, возложенных на отдел Законами Республики Казахстан и настоящим Положением.
12. Участие в мероприятиях иных государственных органов.
13. Руководствоваться принципом законности, неукоснительно соблюдая Конституцию и законы Республики Казахстан, акты Президента Республики Казахстан и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан.

3. Организация деятельности отдела
4. 10. Сотрудники отдела несут персональную ответственность за состояние работы, определенными должностными инструкциями.
5. 11. Руководитель отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций.