Регламент Аппарата акима Теректинского района

Регламент Аппарата акима Теректинского района

Об утверждении регламента

аппарата акима

Теректинского района

В соответствии с Законами Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», от 6 апреля 2016 года «О правовых актах» аким Теректинского района Западно-Казахстанской области РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемый регламент аппарата акима Теректинского района.
2. Государственному учреждению «Аппарат акима Теректинского района» в установленном законодательством порядке принять необходимые меры, вытекающие из настоящего решения.
3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на руководителя аппарата акима Теректинского района Байгазиева А.А.

Аким района К.Жакупов

Утвержден

решением акима Теректинского района

«____» _______ 2017 года №____

Регламент

Аппарата акима Теректинского района

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент Аппарата акима Теректинского района (далее - Регламент) устанавливает внутренний порядок деятельности Аппарата акима Теректинского района (далее – Аппарат) в процессе выполнения возложенных на него задач и функций.

1.2. Аппарат и его структурные подразделения (далее - отделы) осуществляют информационно-аналитическое, организационно-правовое и материально-техническое обеспечение деятельности акимата и акима Теректинского района (далее- акима района).

1.3. Деятельность Аппарата регламентируется Конституцией Республики Казахстан, Законами Республики Казахстан от 23 января 2001 года «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.

Предусмотренные Регламентом положения, применяются в деятельности Аппарата в части, не урегулированной иными правовыми актами Республики Казахстан.

1.4. Заместители акима района и руководитель Аппарата выполняют функции согласно распределению обязанностей, установленному решением акима района. В случае длительного отсутствия акима района или невозможности выполнения им своих обязанностей, его полномочия осуществляет заместитель, назначенный акимом.

1.5. Регламент регулирует порядок:

1) деятельности Аппарата;

2) подготовки и проведения рабочих совещаний руководства района;

3) подготовки и проведения мероприятий с участием руководства района;

4) подготовки и оформления проектов актов акимата и акима района;

5) организации контроля и проверки исполнения законодательных актов, актов и поручений Президента, Правительства, Премьер-Министра Республики Казахстан, акимата и акима области, его заместителей и руководителя Аппарата.

6) Целями Регламента являются:

1) обеспечение эффективной и бесперебойной деятельности Аппарата;

2) обеспечение качественной подготовки проектов постановлений акимата, решений и распоряжений акима района;

3) обеспечение согласованных действий всех местных исполнительных органов и должностных лиц района;

4) установление взаимной ответственности местных исполнительных органов за исполнение актов и поручений Президента, Правительства, Премьер-Министра Республики Казахстан, акимата и акима области, его заместителей и руководителя Аппарата.

2. Планирование работы

2.1. Аппарат планирует свою деятельность в соответствии с годовым планом работы Аппарата и ежеквартальными планами работы отделов.

2.2. Годовой план работы Аппарата (далее в настоящем разделе – план работы) разрабатывается на основании предложений отделов.

Предложения вносятся в отдел организационной и контрольной работы (далее - Орготдел) в срок до 10 декабря года, предшествующего планируемому.

Планы работы и ежегодный отчет о результатах деятельности Аппарата утверждаются руководителем Аппарата. Утвержденные Планы работы Аппарата направляются для ознакомления и исполнения отделам.

2.3. Проект плана работы разрабатывается по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту и утверждается приказом руководителя Аппарата не позднее 25 декабря года, предшествующего планируемому.

2.4. Контроль за исполнением плана работы осуществляет Орготдел, который по итогам года до 20 января осуществляет подготовку руководителю Аппарата общего отчета.

2.5. Для формирования общего отчета отделы представляют до 10 января в Орготдел информацию по исполнению мероприятий.

2.6. Отделами в целях реализации плана работы не позднее последнего дня месяца, предшествующего планируемому периоду, разрабатываются по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту и утверждаются руководителем Аппарата ежеквартальные планы работы.

2.7. Отделы ежеквартально, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляют руководителю Аппарата, отчеты о проделанной работе за отчетный период.

2.8. Решение об исключении мероприятий из планов работы Аппарата или переносе их сроков исполнения принимается руководителем Аппарата (либо лицом, исполняющим его обязанности) на основании служебной записки, представленной руководителем отдела.

2.9. Еженедельный график работы акима района формируется Орготделом. Внесение изменений в график акима района осуществляется Орготделом на оснований предложений заместителей акима района, руководителя Аппарата.

2.10. График проведения мероприятий в залах Аппарата формируется еженедельно орготделом на основании заявок заместителей акима района, руководителя Аппарата и заинтересованных отделов.

3. Порядок подготовки и проведения официальных мероприятий с участием руководства района

3.1. Отделы, районные отделы при подготовке проектов выступлений, статей, интервью, а также иных материалов к официальным мероприятиям с участием руководства района (далее - проекты выступлений) должны соблюдать требования настоящего Регламента.

3.2. Орготдел за 10 (десять) рабочих дней уведомляет отделы и заинтересованные государственные учреждения о предстоящем мероприятии.

3.3. Задействованные в мероприятии отделы и государственные учреждения за 7 (семь) рабочих дней направляют в Орготдел:

1) информационно-справочные материалы;

2) сценарий, краткую программу и порядок ведения;

3) информацию о месте, дате, формате проведения;

4) список участников мероприятия;

5) схему рассадки участников мероприятия;

6) проект выступления на государственном и русском языках.

3.4. Материалы направляются по внутренней сети электронного документооборота или по линии служебной корреспонденции, подписанные руководителем отдела или лицом, его замещающим либо руководителем заинтересованного государственного учреждения.

3.5. Подготовку выступлений акима района осуществляет Орготдел с участием задействованных в мероприятии отделов и государственных учреждений.

3.6. Проекты выступлений акима района должны соответствовать следующим требованиям:

1) иметь четкую логику изложения;

2) содержать проверенную информацию, официально подтвержденные статистические и фактические данные;

3) не содержать повторное воспроизведение фрагментов уже обнародованных выступлений;

4) максимально соответствовать формату мероприятия;

5) соответствовать нормам делового, литературного казахского и русского языков, а также стилистике устной речи.

3.7. Ответственность за достоверность статистических, фактических данных и качество представленных материалов несут лица, их подписавшие, достоверность и перепроверку данных обеспечивает соответствующий отдел.

3.8. Материалы на согласование руководителю Аппарата представляется не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до проведения мероприятия.

При подготовке проектов выступлений акима района или лица, официально его замещающего, на мероприятиях, проведение которых определено в срочном порядке руководством Аппарата могут быть установлены иные сроки.

3.9 При подготовке проектов наиболее крупных, общественно значимых мероприятий с участием акима района могут создаваться временные рабочие группы с участием представителей задействованных отделов и государственных органов под общим руководством должностного лица, курирующего подготовку соответствующего мероприятия.

4. Порядок подготовки рабочих поездок акима района

4.1. Организация и подготовка рабочих поездок акима района осуществляются Орготделом совместно с отделами, акиматами сельских округов, а также заинтересованными государственными учреждениями.

4.2. Акиматы сельских округов и при необходимости иные заинтересованные государственные органы за 10 (десять) рабочих дней до поездки представляют в Орготдел следующие материалы:

1) проект программы рабочей поездки акима района (далее - Программа);

2) информационно-справочные материалы (социально-экономическое положение и общественно-политическая ситуация, материалы по тематике поездки, проблемные вопросы, паспорта объектов и другие);

3) проекты поручений акима, согласованные с заместителями акима района, с приложением документов, подтверждающих:

соответствие стратегическим и программным документам;

результативность и эффективность;

реальность сроков исполнения;

экономическую целесообразность и обеспеченность ресурсами.

4.3. Ответственность за достоверность представленных материалов несут лица, их подписавшие, достоверность и перепроверку данных обеспечивает соответствующий отдел.

4.4. Полученные материалы направляются Орготделом в соответствующие отделы для перепроверки и согласования с курирующими заместителями акима района в течение трех рабочих дней.

4.5. Заинтересованные отделы в случае необходимости представляют в орготдел дополнительную информацию о положении дел в посещаемом округе по вопросам их компетенции.

4.6. Орготдел за 5 (пять) рабочих дней до предстоящей рабочей поездки формирует окончательный пакет материалов и вносит на согласование руководителю Аппарата.

При подготовке внепла новых рабочих поездок акима района или лица, официально его замещающего, руководством Аппарата могут быть установлены иные сроки подготовки необходимых материалов.

4.7. Акиматы сельских округов обеспечивают:

1) подготовку мест проведения мероприятий (наличие соответствующей мебели, светового оборудования, звукоусиления, оборудования синхронного перевода, баннера, флористики и других необходимых предметов);

2) при необходимости подготовку мест проживания акима района и сопровождающих его лиц;

3) поствизитное освещение рабочей поездки акима района в местных СМИ;

4) подготовку отчета по итогам рабочей поездки акима района в Аппарат с подробным отражением основных аспектов мероприятия в течение 2 (двух) рабочих дней с момента завершения рабочей поездки.

4.8. Отдел внутренней политики не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента завершения рабочей поездки акима района обеспечивают поствизитное освещение его рабочей поездки в региональных печатных и электронных СМИ.

5. Порядок подготовки и проведения совещаний, проводимых под председательством акима района, либо лицом его замещающим

5.1. Подготовка и проведение заседаний акимата:

1) Осуществляется заместителями акима района, территориальными (по согласованию) и исполнительными органами района, отделами.

2) Заседания акимата проводятся не реже одного раза в месяц и созываются акимом района. При необходимости аким района созывает внеочередное заседание акимата.

3) На заседаниях акимата председательствует аким района, в его отсутствие - заместитель, исполняющий обязанности акима района.

4) Заседания акимата являются, как правило, открытыми и ведутся на государственном и (или) русском языках.

При необходимости отдельные вопросы могут рассматриваться на закрытых заседаниях акимата, а также возможно проведение выездного заседания акимата.

5) Заседание акимата считается правомочным, если в нём принимают участие не менее двух третей членов акимата.

По результатам рассмотрения вопроса на заседании акимата принимаются постановления.

Постановления принимаются большинством голосов присутствующих членов акимата.

6) На заседаниях акимата могут присутствовать депутаты Парламента Республики Казахстан, Западно-Казахстанского областного маслихата, районного маслихата, акимы сельских округов, а также с правом совещательного голоса - руководители территориальных подразделений центральных государственных органов (далее - ЦГО) и иные должностные лица по согласованному с акимом района перечню.

7) Руководитель Аппарата ежемесячно в срок до пятого числа согласовывает с акимом района (в устном порядке), повестку дня предстоящего заседания акимата согласно Ежегодному перечню вопросов для рассмотрения на заседаниях акимата, утвержденного акимом района.

Орготдел ежемесячно в срок до десятого числа обеспечивает рассылку повестки с сопроводительным письмом за подписью руководителя Аппарата в заинтересованные государственные органы для исполнения в указанный срок.

8) Территориальные (по согласованию) и исполнительные органы, ответственные за подготовку материалов (согласно рассылу) в срок за 5 (пять) рабочих дней до заседания акимата района должны представить пакет документов в Орготдел. Пакет документов должен содержать следующее:

- проект постановления (к нему - пояснительную записку, справку-обоснование, указатель рассыла (если проект нормативного правового акта - справку-обоснование на государственном и русском языках, экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства в случае, если нормативный правовой акт затрагивает интересы субъектов частного предпринимательства, рекомендаций общественного совета, если нормативный правовой акт затрагивает права, свободы и обязанности граждан, сравнительная таблица прежней и новой редакции нормативного правового акта с соответствующим обоснованием вносимых изменений и дополнений в случае, если вносятся изменения и (или) дополнения в нормативный правовой акт);

9) Материалы, вносимые на заседания акимата, должны быть представлены с соблюдением следующих требований:

- на государственном и при необходимости на русском языках, на электронных и бумажных носителях;

- завизированы первым руководителем государственного органа, вносящего документы, либо лицом, его замещающим, наделенным правом первой подписи;

- проект, доклад и справка должны иметь идентичные заголовки с вопросом, указанному в повестке дня;

На заседании акимата ведется протокол, в котором указываются присутствующие должностные лица, названия и предмет обсуждаемых вопросов, докладчики и выступающие при обсуждении, (при необходимости — основное содержание их выступлений, замечаний) и принятые членами акимата постановления. Обсуждение вопросов, рассматриваемых на заседаниях, записывается на электронные носители информации.

Протокол оформляется в течение 1 (одного) рабочего дня со дня завершения заседания акимата Орготделом, визируется заместителями акима района по курируемым вопросам, руководителем Аппарата и подписывается председательствовавшим на заседании.

10) Заинтересованные отделы, в срок за четыре рабочих дня до заседания акимата, должны проанализировать, проверить достоверность информации, представленной в материалах, при необходимости с выездом на место, и обязаны представить руководителю Аппарата окончательную справку по каждому вопросу, рассматриваемому на заседании акимата района.

В случае несвоевременного представления соответствующими государственными органами материалов, отделы в письменном виде докладывают руководителю Аппарата для принятия мер дисциплинарного воздействия.

Ответственность за качество и своевременное представление материалов возлагается на заместителей акима района, первых руководителей территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно рассылу), руководителей отделов.

11) Орготдел формирует пакет документов, представленных отделами, и передает руководителю Аппарата в срок за 3 (три) рабочих дня до заседания акимата района.

12) После согласования акимом района материалов, Орготдел в срок за два дня до заседания акимата формирует раздаточной материал:

- акиму района-повестка дня, порядок ведения, список приглашенных, перечень проектов постановлений, справка, доклад и слайды;

- заместителям акима района, руководителю Аппарата-повестка дня, перечень проектов постановлений, доклад и слайды;

- членам акимата, - повестка дня и перечень проектов постановлений.

13) Орготдел обеспечивает участие приглашенных на заседание акимата и совместно с отделом документационного обеспечения и финансово-хозяйственной деятельности (далее-общий отдел) обеспечивает:

- рассадку участников заседания акимата;

- подключение аудио или видео аппаратуры;

- синхронный перевод.

14) При проведении внеочередного (экстренного) заседания акимата Орготдел обеспечивает рассылку повестки дня членам акимата и приглашенным.

15) На заседании акимата ведется протокол, в котором указываются присутствующие должностные лица, названия и предмет обсуждаемых вопросов, докладчики и выступающие при обсуждении, (при необходимости — основное содержание их выступлений, замечаний) и принятые членами акимата постановления. Обсуждение вопросов, рассматриваемых на заседаниях, записывается на электронные носители информации.

Протокол оформляется в течение 1 (одного) рабочего дня со дня завершения заседания акимата Орготделом, визируется заместителями акима района по курируемым вопросам, руководителем Аппарата и подписывается председательствовавшим на заседании.

Протокола заседаний акимата оформляются в соответствии номенклатурой дел. Протокола направляются в заинтересованные государственные органы и должностным лицам согласно рассылу, который утверждается руководителем Аппарата.

Протоколы заседаний акимата (подлинники), а также документы к ним хранятся в отделе документационного обеспечения и финансово-хозяйственной деятельности (далее-общий отдел). Протоколы заседаний акимата и документы к ним по истечению сроков временного хранения сдаются в архив Аппарата.

16) Контроль и мониторинг над ходом исполнения поручений, данных на заседании акимата осуществляется Орготделом.

5.2. Порядок подготовки материалов и обеспечение участия акима района на селекторных заседаниях акимата области:

1) Подготовка материалов и обеспечение участия акима района на заседаниях акимата области в режиме видеоконференцсвязи осуществляется заместителями акима района, территориальными (по согласованию) и исполнительными органами района, отделами.

2) На заседаниях акимата области в режиме видеоконференцсвязи участвуют аким района, заместители акима района, руководитель аппарата, первые руководители территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно списку, утвержденному руководителем Аппарата) и другие заинтересованные лица.

3) После получения повестки заседания акимата области в режиме видеоконференцсвязи, Орготдел в течении одного дня обеспечивает рассылку повестки дня в заинтересованные государственные органы для исполнения в указанный срок.

4) Территориальные (по согласованию) и исполнительные органы, ответственные за подготовку материалов (согласно указателю/перечню листа рассылки), должны представить в отдел следующие материалы:

- справку (не должна превышать трех страниц);

- список приглашенных;

- при необходимости проект доклада (не более 1,5 страницы) выступления акима района, или лица, исполняющего обязанности акима области (на государственном и русском языках).

Список приглашенных, формируемый территориальными (по согласованию) и исполнительными органами (согласно указателю/перечню рассыла), в обязательном порядке согласовывается с курирующим заместителем акима района.

5) Руководители отделов, должны согласовать представленные материалы с курируемым заместителем акима района и обязаны представить согласованные материалы в Орготдел.

Орготдел должен в срок за два рабочих дня до заседания акимата области в режиме видеоконференцсвязи подготовить порядок ведения акиму района или лицу, исполняющему его обязанности, обеспечить участие приглашенных на аппаратном совещании.

6) После формирования готовых материалов, Орготдел, в срок за 2 (два) рабочих дня до заседания акимата области в режиме видеоконференцсвязи передает документы руководителю аппарата, который вносит материалы акиму района.

Готовые материалы, должны быть представлены с соблюдением следующих требований:

- на государственном и русском языках, на электронных и бумажных носителях;

- завизированы первым руководителем государственного органа, вносящего материалы, либо лицом, его замещающим, наделенным правом первой подписи;

- согласованы с заместителями акима района по курируемым вопросам, руководителем аппарата и руководителями отделов.

7) В случае несвоевременного представления соответствующими государственными органами материалов, отделы в письменном виде докладывают руководителю Аппарата для принятия мер дисциплинарного воздействия.

Ответственность за качество и своевременное представление материалов возлагается на заместителей акима района, первых руководителей территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно указателю/перечню листа рассыла), руководителей отделов.

8) Рассадку участников, подключение аудио или видео аппаратуры обеспечивает орготдел, согласовав с руководителем Аппарата.

9) По итогам заседаний акимата области в режиме видеоконференцсвязи, аким района выносит ряд вопросов для обсуждения с участниками заседаний. На совещаниях Орготделом ведется протокол, в котором указываются поручения акима района соответствующим лицам.

Обсуждение вопросов, рассматриваемых после заседаний акимата области в режиме видеоконференцсвязи, записывается на электронные носители информации.

Окончательный протокол оформляется в течение 1 (одного) рабочего дня со дня завершения заседаний акимата области в режиме видеоконференцсвязи соответствующим отделом, визируется заместителями акима района по курирующим вопросам, руководителем Аппарата и подписывается акимом района.

Протокола оформляются в соответствии с номенклатурой дел. Протокола направляются в заинтересованные государственные органы и должностным лицам согласно рассылу.

10) Контроль и мониторинг хода исполнения поручений, данных по итогам заседаний акимата области в режиме видеоконференцсвязи осуществляется общим отделом и Орготделом.

5.3. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний под председательством акима района:

1) Подготовка материалов и проведение аппаратных совещаний под председательством акима района (далее - аппаратное совещание) осуществляется заместителями акима района, территориальными (по согласованию) и исполнительными органами района, заинтересованными отделами.

2) Аппаратные совещания проводятся по мере необходимости.

3) На аппаратных совещаниях председательствует аким района, в его отсутствие - заместитель, исполняющий обязанности акима района.

4) В аппаратных совещаниях принимают участие заместители акима района, руководитель Аппарата, акимы сельских округов, первые руководители территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно указателю/перечню рассыла), и другие заинтересованные лица.

5) Руководитель Аппарата в рабочем порядке согласовывает с акимом района повестку аппаратного совещания на основании представленных территориальными (по согласованию) и исполнительными органами перечня актуальных вопросов.

6) После утверждения акимом района повестки аппаратного совещания, Орготдел в срок за 7 (семь) рабочих дней до аппаратного совещания, обеспечивает рассылку повестки дня с сопроводительным письмом за подписью руководителя Аппарата в заинтересованные государственные органы для исполнения в указанный срок.

7) Территориальные (по согласованию) и исполнительные органы, ответственные за подготовку материалов (согласно указателю/перечню листа рассыла), в срок за 3 (три) рабочих дня до аппаратного совещания, представляют следующие материалы в заинтересованные отделы:

- справку по рассматриваемому вопросу, не превышающую трех страниц;

- проект доклада;

- список лиц, приглашенных на аппаратное совещание.

Список приглашенных лиц, формируемый территориальными (по согласованию) и исполнительными органами (согласно указателю/перечню листа рассылки), в обязательном порядке согласовывается с курирующим заместителем акима района.

8) Руководители отделов, за 3 (три) рабочих дня до аппаратного совещания, согласовывают представленные материалы с курирующим заместителем акима района и представляют согласованные материалы в орготдел.

9) Орготдел за 2 (два) рабочих дня до аппаратного совещания должен подготовить порядок ведения акиму района или лицу, исполняющему его обязанности, оповестить приглашенных на аппаратное совещание.

10) После формирования готовых материалов Орготдел, направляет документы руководителю Аппарата, который передает готовые материалы акиму района.

Готовые материалы, должны соответствовать следующим требованиям:

- исполнены на государственном и русском языках, на электронном и бумажном носителях;

- завизированы первым руководителем органа, вносящего материалы, либо лицом, его замещающим, наделенным правом первой подписи;

- согласованы с заместителями акима района по курируемым вопросам, руководителем Аппарата, руководителями отделов.

11) В случае несвоевременного представления соответствующими государственными органами материалов, отделы в письменном виде докладывают руководителю Аппарата для принятия мер дисциплинарного воздействия.

Ответственность за качество и своевременное представление материалов возлагается на заместителей акима района, первых руководителей территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно указателю/перечню листа рассылки), руководителей отделов.

12) Рассадку участников, подключение аудио или видео аппаратуры обеспечивает Орготдел по согласованию с руководителем Аппарата.

13) На аппаратных совещаниях ведется протокол, в котором указываются поручения акима района соответствующим лицам. Обсуждение вопросов, рассматриваемых на аппаратных совещаниях, записывается на электронные носители информации.

Протокол оформляется в течение 1 (одного) рабочего дня со дня завершения аппаратного совещания отделом ответственным за проведение аппаратного совещания, визируется заместителями акима района по курирующим вопросам, руководителем Аппарата и подписывается акимом области.

Протокола аппаратных совещаний оформляются в соответствии с номенклатурой дел и направляются в заинтересованные государственные органы и должностным лицам согласно указателю/перечню листа рассылки.

14) Контроль и мониторинг хода исполнения поручений, данных на аппаратных совещаниях осуществляется общим отделом.

5.4. Порядок подготовки и проведения заседаний районных комиссий и координационных советов под председательством акима района:

1) Подготовка материалов и проведение заседаний районных комиссии и координационных советов под председательством акима района (далее - заседания комиссий и советов) осуществляется заместителями акима района, территориальными (по согласованию) и исполнительными органами района, отделами.

2) Заседания комиссий и советов проводятся согласно положениям комиссий и координационных советов, и графику проведения заседаний.

3) Дата и время проведение комиссий/советов в рабочем порядке согласовываются с руководителем Аппарата;

4) Повестку заседаний комиссий и советов утверждает аким района согласно ежегодному плану проведения заседаний в зависимости от комиссии и совета.

5) После утверждения акимом района повестки заседаний комиссий и советов, соответствующие рабочие органы (территориальные (по согласованию) и исполнительные органы обеспечивают рассылку повестки дня с сопроводительным письмом за подписью курируемого заместителя акима района или руководителя Аппарата, в зависимости от комиссии и совета. Повестка направляется в заинтересованные государственные органы для исполнения в указанный срок.

6) Территориальные (по согласованию) и исполнительные органы (согласно указателю/перечню рассыла), ответственные за подготовку материалов в указанный в письме срок должны представить в отделы в зависимости от комиссии и совета следующие материалы:

- справку (не должна превышать трех страниц);

- порядок ведения;

- проект доклада выступающих;

- список приглашенных.

7) Список приглашенных, формируемый территориальными (по согласованию) и исполнительными органами (согласно указателю/перечню рассыла) в обязательном порядке согласовывается с курирующим заместителем акима района или руководителем Аппарата в зависимости от комиссии и совета.

8) Отделы, должны незамедлительно после получения материалов от территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно указателю/перечню рассыла) проанализировать, проверить достоверность информации, представленной в справке, при необходимости с выездом на место, и предоставить их курирующим заместителям акима района. Заместители акима района предоставляют готовые материалы акиму области.

Готовые материалы, должны быть представлены с соблюдением следующих требований:

- на государственном и русском языках, на электронных и бумажных носителях;

- завизированы первым руководителем государственного органа, вносящего материалы, либо лицом, его замещающим, наделенным правом первой подписи.

Ответственность за качество и своевременное представление материалов возлагается на заместителей акима района, первых руководителей территориальных (по согласованию) и исполнительных органов (согласно указателю/перечню рассыла), руководителей отделов, в зависимости от комиссии и совета.

9) Рассадку участников, подключение аудио или видео аппаратуры обеспечивает Орготдел.

10) На заседаниях комиссий и советов ведется протокол, в котором указываются поручения акима района соответствующим лицам. Обсуждение вопросов, рассматриваемых на заседаниях, записывается на электронные носители информации.

Протокол оформляется в течение 1 (одного) рабочего дня со дня завершения заседания рабочим органом, визируется заместителями акима района по курирующим вопросам, руководителем Аппарата и подписывается акимом района.

Протокола заседаний комиссий и советов оформляются в соответствии с номенклатурой дел. Протокола направляются в заинтересованные государственные органы и должностным лицам согласно указателю/перечню рассыла.

11) Контроль и мониторинг хода исполнения поручений, данных по итогам на заседаний комиссий и координационных советов осуществляется рабочим органом (территориальные (по согласованию) и исполнительные органы, отделы) в зависимости от комиссии и совета.

5.5 За подготовку помещения и рабочего места акима района на выездных совещаниях и рабочих поездках отвечают Орготдел и акимы сельских округов.

Подготовка включает в себя:

1) установка и организация работы необходимой аппаратуры;

2) работа микрофонов;

3) расстановка воды, стаканов;

4) часы, бумага, ручки, карандаши;

5) изготовление и расстановку куверток;

6) регистрацию участников совещания;

7) рассадку приглашенных на мероприятия.

5.6 Подготовку совещаний с участием заместителей акимов района, руководителя Аппарата осуществляют курируемые отделы, по принадлежности вопросов.

В случае проведения совещания в залах Аппарата, ответственный отдел не позднее чем за 2 (два) дня уведомляет Орготдел о дате, времени и месте проведения совещания.

За день до начала совещания передает список участников, подписанный руководством Аппарата, в бюро пропусков.

6. Порядок взаимодействия местных исполнительных органов при рассмотрении актов прокурорского реагирования

6.1 Рассмотрение актов прокурорского реагирования, направленных в адрес руководства района, по поручению заместителей акима района, осуществляется тем исполнительным органом, в чью компетенцию входят вопросы, ставшие предметом акта прокурорского реагирования.

6.2 В соответствии с Законом Республики Казахстан от 30 июня 2017 года «О прокуратуре» акт прокурорского реагирования подлежит рассмотрению с участием всех заинтересованных лиц, с приглашением представителей прокуратуры.

6.3 Отдел, которому поручено рассмотрение акта прокурорского реагирования, готовит проект ответа в прокуратуру за подписью заместителей акима района и, в случае необходимости, принимает иные меры, вытекающие из акта прокурорского реагирования.

6.4 Проекты ответов соисполнителей на акты прокурорского реагирования представляются в заинтересованный отдел не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до истечения сроков ответа на указанные акты, установленных Законом Республики Казахстан от 30 июня 2017 года «О прокуратуре».

7. Оформление, прохождение, рассмотрение входящей и исходящей корреспонденции

7.1 Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции и иных служебных документов в Аппарате осуществляются в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об административных процедурах», постановлением Правительства Республики Казахстана от 31 января 2001 года № 168 «Об утверждении некоторых инструкций», настоящим Регламентом и иными внутренними документами, утвержденными руководителем Аппарата.

7.2 Порядок и условия организации электронного документооборота в Аппарате определяются в соответствии с Законом Республики Казахстан от от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота», настоящим Регламентом и иными внутренними документами, утвержденными руководителем Аппарата.

7.3 Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется ответственным по работе с секретными документами в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности. Порядок и условия организации электронного документооборота не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

7.4 Порядок ведения документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется отделом документационного обеспечения и финансово-хозяйственной деятельности (далее-общий отдел) в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года №1196 «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней».

Порядок и условия организации электронного документооборота не распространяются на документы с пометкой «Для служебного пользования».

7.5 За ведение делопроизводства (учет, сохранность и своевременное прохождение документов, контроль за их исполнением) и состояние Единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭДО) в отделах отвечают их руководители.

7.6 Отдел службы управления персоналом (кадровая служба) и государственно-правовой работы знакомит вновь принимаемых сотрудников с Положением об аппарате акима Теректинского района, Регламентом акимата Теректинского и другими документами, регламентирующими работу Аппарата.

7.7 Входящая корреспонденция местных исполнительных органов вносится в Аппарат за подписью следующих лиц:

- на имя акима района за подписью первых руководителей;

- на имя заместителей акима района, руководителя аппарата за подписью первых руководителей и их заместителей;

- в адрес Аппарата за подписью первых руководителей (руководители районных отделов, акимов сельских округов).

7.8 Вся входящая корреспонденция принимается на государственном языке (при необходимости- на других языках) и регистрируется общим отделом в день поступления с 9.00 часов до 18.30 часов.

Приём и передача корреспонденции без регистрации запрещается.

В период с 17.00 часов до конца рабочего дня корреспонденция при наличии пометок «ШҰҒЫЛ», «ӨТЕ ШҰҒЫЛ», «СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО» принимается непосредственно общим отделом.

Документы, поступившие в Аппарат в нерабочее время, выходные и праздничные дни, а также переданные по факсу, принимаются дежурными сотрудниками с обязательной последующей передачей их на регистрацию.

Сотрудникам Аппарата запрещается принимать к исполнению незарегистрированные в общем отделе документы.

Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке документы рассматриваются по ЕСЭДО, ставятся на контроль и распределяются общим отделом между руководством Аппарата и его отделами и регистрируются с указанием номера, даты и количества листов в регистрационном штампе, для соответствующего оформления, указания признаков контроля.

Зарегистрированная, оформленная надлежащим образом корреспонденция в ЕСЭДО направляется адресатам в течение одного рабочего дня в соответствии с распределением общего отдела.

Общим отделом регистрация, распределение, оформление и доведение корреспонденции до адресатов осуществляется по ЕСЭДО, как правило, в течение рабочего дня, а срочной - незамедлительно (во внеочередном порядке).

Регистрация, распределение, оформление и доведение корреспонденции до адресатов осуществляется общим отделом в течение одних суток с момента ее поступления в Аппарат, а срочной - незамедлительно (во внеочередном порядке) несмотря на праздничные и выходные дни.

Рассмотренная руководством Аппарата входящая корреспонденция общим отделом направляется для оформления и дальнейшей передачи исполнителям.

В случае направления поручения, которое не входит в компетенцию того или иного отдела либо специалиста, ответственный исполнитель должен в течении трех (3) рабочих дней внести служебную записку лицу, давшему поручение о направлении поручения по принадлежности.

7.9 Исходящие служебные документы оформляются на государственном, либо государственном или русском языках, в том числе в порядке, предусмотренном Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», за исключением проектов нормативных правовых актов.

Работа по регистрации корреспонденции и контролю исполнения документов осуществляется посредством ЕСЭДО.

8 Порядок подготовки, оформления и согласования проектов актов акима, акимата района

8.1 Подготовка проектов актов акима, акимата района осуществляется отделами в пределах своей компетенции, на государственном и (или) русском языках в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан от 6 апреля 2016 года «О правовых актах» и иными нормативными правовыми актами.

Основанием для разработки проектов актов являются поручения вышестоящих должностных лиц, решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Аппарата.

8.2 Постановления акимата района, решения акима района, содержащие нормы права, оформляются на государственном и русском языках и печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

Постановления акимата, решения и распоряжения акима района на бумажных носителях подлежат заверению печатью акима района.

8.3 К проекту постановления, предусматривающему внесение изменений и/или дополнений в действующие акты, прилагается сравнительная таблица прежней и новой редакции постановления (постановлений) с соответствующим обоснованием вносимых изменений и дополнений.

8.4 В случае если проектом предусматривается поставить на утрату постановление (постановления) к проекту прикладывается справка, содержащая обоснование необходимости принятия проекта, подписанная руководителем государственного органа-разработчика.

8.5 В случае если проект акта затрагивает интересы субъектов частного предпринимательства, к проекту прикладываются экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства, отраслевые интересы которых непосредственно затрагиваются проектом.

8.6 В случае, когда в соответствии с законодательством Республики Казахстан обязательно проведение научной экспертизы, к проекту прилагается экспертное заключение по результатам проведенной научной экспертизы.

8.7 В случае исполнения поручений, прикладываются копии поручений (протоколов и т.д.), во исполнение которых разработаны проекты актов акима, акимата района.

8.8 Проект акта может быть возвращен на доработку:

1) по решению акима района до вынесения проекта на голосование по любым основаниям;

2) по решению руководителя Аппарата или лица, его заменяющего, в случаях выявления неаутентичности текстов проекта акта на государственном и русском языках, нарушений требований Регламента Аппарата, Инструкции по делопроизводству, несоответствия проекта акта законодательству Республики Казахстан, другим причинам;

3) на основании протокола заседания Акимата;

8.9 Доработка и внесение проекта акта осуществляется государственным органом-разработчиком не более чем в десяти дневный срок со дня возврата (за исключением случаев доработки в рабочем порядке), если в поручениях к возвращаемым проектам не указан иной срок. По окончании срока доработки государственный орган-разработчик должен представить в Аппарат доработанный проект акта либо письменное ходатайство о снятии проекта акта с рассмотрения.

8.10 Регистрация и учет актов акима, акимата района осуществляется общим отделом.

Подписанным постановлениям акимата, решениям и распоряжениям акима присваиваются регистрационные номера. По итогам присвоения регистрационного номера, подписанные акимом района подлинники актов заверяются гербовой печатью акима района.

Далее руководитель общего отдела передает на основании списка под роспись в отдел государственно-правовой работы подлинники нормативно-правовых актов, чтобы направить в органы юстиции для государственной регистрации.

8.11 Подлинники постановлений акимата, решений и распоряжений акима области относятся к документам постоянного хранения и хранятся в Аппарате, далее они передаются на государственное хранение в архив в установленные сроки.

8.12 Своевременную рассылку заверенных копий актов осуществляет общий отдел согласно листу рассылки.

9. Организация контроля исполнения поручений

9.1 Организация контроля за своевременным и качественным исполнением поручений осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об административных процедурах», а также иными правовыми актами и настоящим Регламентом.

9.2 На контроль берутся следующие контрольные документы:

1) акты Президента Республики Казахстан с поручениями местным исполнительным органам;

2) постановления Правительства Республики Казахстан, протоколы заседаний Правительства Республики Казахстан, распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан с поручениями местным исполнительным органам;

3) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планах мероприятий) Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра, его заместителей, руководства Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан в адрес местных исполнительных органов, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки «срочно», «доложить», «внести предложения/информацию», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки на контроль;

4) Акты и поручения акимата и акима области, его заместителей и руководителя аппарата;

5) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;

6) контрольные обращения физических и юридических лиц;

7) приказы, протоколы, постановления акимата района, поручения руководства района;

9.3 Систему контроля Аппарата составляют:

1) Руководитель аппарата - осуществляет общее руководство и контроль за деятельность Аппарата, в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;

2) общий отдел в пределах полномочий - обеспечивают своевременную постановку документов на контроль, устанавливают сроки их исполнения с учетом резолюции руководства Аппарата, контролируют сроки исполнения документов, осуществляют мониторинг состояния исполнительской дисциплины в Аппарате, информируют руководство Аппарата об исполнении контрольных поручений.

3) Контроль и мониторинг над ходом исполнения поручений, данных на заседании акимата осуществляется Орготделом.

4) Руководители отделов - осуществляют контроль исполнения документов в возглавляемых ими подразделениях, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности своих сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность перед руководством Аппарата за работу вверенных им отделов.

Руководитель общего отдела:

- информирует руководство Аппарата (еженедельно) о поступивших контрольных поручениях и сроках их исполнения путем рассылки перечней контрольных документов. Перечень должен содержать следующие обязательные сведения:

1) вид мероприятия, на котором озвучено поручение;

2) дату дачи поручения;

3) содержание поручения;

4) исполнителей;

5) срок исполнения;

6) отметку о снятии с контроля;

7) основание для снятия с контроля;

8) отметку о продлении контроля;

9) примечание.

- уведомляет за 3 (три) рабочих дня о наступлении сроков исполнения руководителей отделов и руководство Аппарата;

- вносит предложения в пределах своей компетенции руководству Аппарата о привлечении к ответственности сотрудников Аппарата, областных управлений и аппаратов акимов районов и города Уральск, допустивших срывы сроков или некачественное исполнение контрольных поручений.

9.4 При исполнении поручений несколькими государственными органами ответственным является орган, находящийся в перечне первым либо рядом с наименованием которого стоит пометка «(созыв)» или «свод». Он имеет право вносить предложения о переносе срока исполнения после согласования с соисполнителями. При этом запрещается государственным органам ответственным за исполнение дублировать и направлять дополнительные запросы государственным органам-соисполнителям.

Государственные органы – основные исполнители поручений имеют право направлять документы для исполнения по принадлежности в течении трех (3) рабочих дней.

9.5 Если поручение не может быть выполнено в установленный срок, то первый руководитель органа, ответственного за исполнение поручения (либо лицо, исполняющее его обязанности) заблаговременно, но не позднее 3 (трех) рабочих дней до установленного срока, должен письменно сообщить должностному лицу, давшему это поручение, о причинах задержки и в установленном порядке ходатайствовать о продлении срока его исполнения.

9.6 Продление сроков поручений Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.

10. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц и организация приема граждан в Аппарате

10.1 Рассмотрение обращений и прием граждан в Аппарате осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 23 июля 1999 года «О средствах массовой информации», от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации», постановлениями Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан», от 31 января 2001 года № 168 «Об утверждении некоторых инструкций», а также внутренними документами, утвержденными руководителем аппарата.

11. Организация личного приема граждан

11.1 Аким района, его заместители и руководитель аппарата проводят личный прием граждан согласно графика, утвержденного акимом района.

11.2 Общий отдел за 1 (один) рабочий день вносит список лиц, записанных на прием, акиму района и его заместителям, руководителю аппарата (с указанием Ф.И.О лиц, поднимаемых вопросов, списка приглашенных на прием), а также несут ответственность за организацию приема граждан.

11.3 По окончанию приема общий отдел организует исполнение поручений акима района, его заместителей и руководителя Аппарата, направляет карточки приема граждан для исполнения и предоставления/дачи ответов в государственные органы.

12. Режим рабочего времени в Аппарате

12.1 Для сотрудников Аппарата устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, восьмичасовой продолжительностью ежедневной работы, режимом рабочего времени с 09.00 часов до 18.30 часов и перерывом для обеда с 13.00 часов до 14.30 часов.

12.2 В целях соблюдения трудовой дисциплины сотрудниками Аппарата, служба управления персоналом ежемесячно к первому (1) числу следующего за отчетным месяцем предоставляет руководству Аппарата информацию о состоянии трудовой дисциплины.

12.3 Для выполнения неотложной и заранее не предвиденной работы, от срочности которой зависит в дальнейшем нормальная и бесперебойная работа Аппарата в целом (или его отдельных подразделений), в порядке, предусмотренном действующим законодательством, могут быть привлечены отдельные сотрудники Аппарата вне режима рабочего времени.

12.4 Порядок организации пропускного режима в здание Аппарата регулируется отдельным приказом руководителя Аппарата.

13. Кадровое обеспечение

13.1 Организация работы отделов обеспечивается непосредственно их руководителями.

13.2 Положения об отделах, которыми определяются их задачи и функции, разрабатываются руководителями отделов, согласовываются с отделом службы управления персоналом и государственно-правой работы и утверждаются приказом руководителя Аппарата.

13.3 Должностные инструкции, которыми определяются должностные полномочия руководителей и сотрудников Аппарата, разрабатываются руководителями отделов, согласовываются со службой управления персоналом и государственно-правой работы и утверждаются приказом руководителя Аппарата.

13.4 Характеристики заместителей акима района, руководителя аппарата, акимов сельских округов подписываются акимом района.

Характеристики руководителей районных отделов подписываются заместителями акима района по курируемым вопросам.

13.5 Справки о подтверждении работы акима района, его заместителей, руководителя аппарата и сотрудников Аппарата подписываются руководством Аппарата.

14. Организация работ направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и их последствий

Реализация государственной политики и государственное регулирование в сфере организации работ направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и их последствий осуществляется согласно Законам Республики Казахстан от 23.01.2001 г «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан» и от 11 апреля 2014 года «О гражданской защите» и обеспечивается ответственным работником Орготдела.

15. Управление информационными технологиями и мониторинг государственных услуг

Реализация государственной политики и государственное регулирование деятельности в сфере информатизации и «электронного правительства», общественные отношения в сфере оказания государственных услуг осуществляются согласно Законам Республики Казахстан от 11 января 2007 года «Об информатизации» и от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах» и обеспечивается Орготделом:

- обеспечивает единый подход и координацию мероприятий по внедрению и использованию информационных систем, автоматизирующих оказание государственных услуг местных исполнительных органов;

- определяет порядок создания и эксплуатации информационных систем государственных учреждений, а также порядок оказания электронных услуг и функций с применением этих информационных систем;

- осуществляет мониторинг уровня открытости и доступности интернет-ресурса Аппарата, а также размещение на нем стандартов оказания государственных услуг, регламентов оказания электронных услуг и инструкций;

- на ежемесячной основе проводит мониторинг за сроками оказания государственных услуг;

- вносит руководству Аппарата информацию о состоянии оказания государственных услуг;

- вносит предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей государственных органов систематически нарушающих сроки оказания государственных услуг.

16. Финансовое обеспечение

16.1 Финансирование Аппарата осуществляется за счет средств республиканского и местного бюджетов. Финансовая деятельность регламентируется Бюджетным кодексом Республики Казахстан, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и финансовой отчетности, положением об отделе бухгалтерского учета и государственных закупок и иными нормативными актами.

16.2 Основной задачей отдела бухгалтерского учета и государственных закупок является представление полной и достоверной информации о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении Аппарата:

1) планирование бюджета на основе нормативных правовых актов и других документов, разработка и исполнение бюджета исходя из необходимости достижения наилучшего прямого и конечного результата с использованием утвержденного объема бюджетных средств или достижения прямого и конечного результата с использованием меньшего объема бюджетных средств;

2) обеспечение контроля и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки финансовой отчетности, оптимального и эффективного расходования денег, используемых для государственных закупок;

3) принятие обязательств в пределах выданных разрешений в соответствии с планом финансирования по обязательствам, контроль за ходом исполнения плана финансирования, состоянием расчетов с организациями, государственными учреждениями и лицами, обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей, своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения утвержденного индивидуального плана финансирования с предприятиями, учреждениями, осуществление работы по взаимодействию с органами казначейства.

16.3 Учет материальных ценностей осуществляется посредством ведения книг учета материалов, основных средств и малоценного инвентаря, проведения инвентаризации материальных ценностей и своевременного и правильного определения её результатов.

16.4 Осуществляется начисление заработной платы, ведение лицевых счетов сотрудников по удержанию подоходного налога, карточек учета взносов в накопительные пенсионные фонды.

17. Ответственность за соблюдение Регламента работы Аппарата

17.1 За нарушение пунктов настоящего Регламента несут ответственность заместители акима района, руководитель Аппарата, руководители отделов, акимы сельских округов, первые руководители исполнительных органов, сотрудники Аппарата.

17.2 За неисполнение и ненадлежащее исполнение сотрудником Аппарата возложенных на него должностных обязанностей (в том числе по результатам оценки эффективности деятельности сотрудника), превышение должностных полномочий, нарушение служебной дисциплины и служебной этики, а равно несоблюдение установленных законами Республики Казахстан ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе, на сотрудника Аппарата в соответствии с законодательством о государственной службе могут налагаться следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) строгий выговор;

4) предупреждение о неполном служебном соответствии;

5) понижение в должности;

6) увольнение с занимаемой должности