Положение о Группе документационного обеспечения и развития государственного языка Департамента по чрезвычайным ситуациям Жамбылской области

Положение

о Группедокументационного обеспечения и развития

государственного языка

Департаментапо чрезвычайным ситуациямЖамбылской области

Глава1. Общие положения

1. Группа документационного обеспечения и развития государственного языка (далее –Группа)является структурным подразделениемДепартамента по чрезвычайным ситуациям Жамбылской области (далее – Департамент).
2. Группа в своей деятельности руководствуется КонституциейРеспублики Казахстан, законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, приказами Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан и иными нормативно-правовыми актами, Регламентом Департамента и настоящим Положением.
3. Структура, штатная численность Группы утверждается Министром по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан (далее – Министр) по представлению начальника Департамента.
4. Группа состоит из Группы документационного обеспечения и развития государственного языка, в штате 3 главных специалиста.

Глава2. Основные задачи,функции,

праваи обязанности Группы

5. 5. Задача:

Обеспечение единого порядка документирования и документооборота в соответствии с порядком работы в Единой системе электронного документооборота.

Функции:

1)регистрация входящей и исходящей корреспонденции, осуществление их учета, прохождения, рассмотрения и своевременной отправки;

2) осуществление регистрации приказов начальника Департамента, протоколов оперативных и аппаратных совещаний начальника, проверка их технического оформления, осуществление их своевременной отправки адресату, согласно указателя рассылки, составленного и подписанного исполнителем подразделения;

3) осуществление регистрации протоколов рабочих совещаний при начальнике Департамента и его заместителях, проверка их технического оформления;

4) анализ состояния делопроизводства и документооборотаДепартамента;

5) ведение учета, выдача и осуществление списаниебланков Департамента, контроль за соблюдением установленных требований по использованию штампов, закрепленных за Департаментом.

6. 6. Задача:

Организация работы по приему, регистрации и контролю за рассмотрением обращений физических и/или юридических лиц Департамента.

Функции:

1) обеспечение регистрации и контроль за своевременнымисполнением обращений физических и юридических лиц;

2) организация работы по приему граждан руководством Департамента;

3) обеспечение своевременного направления отчетов 1-ОЛ в Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан по Жамбылской области.

7. 7. Задача:

Организация работы по приему, первичной обработке и предварительному рассмотрению документов для служебного пользования с пометкой «Для служебного пользования» (далее – ДСП) и «Файловые сообщения».

Функции:

1) регистрация, своевременное ознакомление исполнителей с документами с пометкой «ДСП»,«Файловые сообщения»;

2) обеспечение сохранности документов и дел с пометкой «ДСП» и «Файловые сообщения»;

8. Задача:

Организация работы ведомственного архива Департамента по формированию, хранению и использованию документов.

Функции:

• разработка нормативных документов по вопросам архивного дела;

2) составление номенклатуры дел и осуществление контроля за формированием дел;

3) обеспечение сохранности документов и дел ведомственного архива Департамента;

4) осуществление выдачи дел во временное пользование в соответствии с поступившими запросами;

5) оказание методической помощи структурным подразделениям аппарата Департамента, структурным подразделениям и подведомственным организациям по вопросам архивного дела;

• организация работы Постоянной экспертной комиссии Департамента;
• прием и учет оформленных структурными подразделениями Департамента в установленном порядке архивных дел на хранение.

9. 9. Задача:

Функционирование государственного языка Департамента и его подразделениях.

Функции:

1) обеспечение редактирования на аутентичность текстов проектов производных нормативных правовых и документов на государственном и русском языках, подписываемых руководством Департамента;

2) организация курсов по обучению государственному языку и диагностическую и сертификационную тестированию по программе «Казтеста» личного состава аппарата Департамента, и координация работы по данному направлениюв структурных подразделениях Департамента;

3) участие в организации и проведении различных мероприятий в сфере функционирования государственного языка, проводимых Департаментом или иными государственными органами, неправительственными организациями;

4) оказание практической и методической помощи структурным
подразделениям и подведомственным организациям Департамента по вопросам перевода документов на государственном языке и аутентичности документа.

10. Права и обязанности:

1) по поручению руководства Департамента представлять интересы Группы в иных государственных органах и организациях по вопросам, относящимся к деятельности Департамента;

2) повышать свою профессиональную квалификацию;

3) вносить предложения по совершенствованию работы Группы;

4) давать указания по вопросам, относящимся к компетенции, обязательные для исполнения подведомственными организациями Департамента;

5) осуществлять пла новые и внепла новые проверки состояния работы служб документационного обеспечения и развития государственного языка в структурных подразделениях и подведомственных организациях Департамента, принимать участие в подготовке и проведении комплексных проверок;

6) проводить семинары, совещания по вопросам входящим в компетенцию Группы;

7) вносить предложения о привлечении к дисциплинарной отвественности исполнителей за несвоевременное и некачественное исполнение контрольных документов по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, срыв сроков оформления документов при передаче на хранение в ведомственный архив;

8) запрашивать и получать от структурных подразделений и подведомственных организаций Департамента документы, справочные и иные материалы, необходимые для выполнения возложенных обязанностей;

9) давать указания, обязательные для исполнения подразделениями государственного языка структурных подразделений и подведомственных организаций Департамента;

10) направлять сотрудников для участия в совещаниях, семинарах, проводимых в подведомственных организацияхДепартамента и других государственных органах;

11) требовать от руководителей структурных иподведомственных организацииДепартамента соблюдение норм и положений законодательных и нормативных правовых актов Республики Казахстан, регламентирующих языковую и информационную политику государства, а также контролировать процесс развития делопроизводства на государственном языке в органах по чрезвычайным ситуациям;

12) осуществлять контроль за посещаемостью сотрудниками структурных подразделений аппарата Департамента занятий по изучению государственного языка, вносить предложения руководству Департамента по принятию мер дисциплинарного характера к сотрудникам, не посещающих занятия;

13) обеспечить контроль за приемом экзаменов на знание государственного языка по итогам учебного периода;

14) вносить предложения по разработке нормативных правовых актов в области развития государственного языка;

15) вносить руководству Департамента предложения об устранении причин и условий, отрицательно влияющих на процесс развития делопроизводства на государственном языке, а также совершенствованию работы по линии языковой политики Департамента, принятию мер дисциплинарной ответственности в отношении руководителей, допускающих нарушения законодательства о языках;

16) обеспечить работу служб документационного обеспечения и развития государственного языка подведомственных организаций Департамента в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

17) оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям аппарата и подведомственным организациям по вопросам делопроизводства, развития государственного языка и архивного дела.

12. 12.Осуществляет иные задачи, функции, права и обязанности установленныезаконами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан.

Глава3. Организация деятельности Группы

13. Группа обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, приказами Министра по чрезвычайным ситуациям РК и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
14. Группу возглавляет главный специалит, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
15. 15. Главный специалист группы (старший) осуществляет общее руководство деятельностью Группы и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на группу задач и осуществление им своих функций.
16. 16. При необходимости Группа инициирует внесение изменений и дополнений в настоящее Положение.

__________________________________